Rittenregistratie

Zorg voor een nauwkeurige rittenregistratie

Heeft u als zelfstandig ondernemer een auto van de zaak en wilt u de bijtelling prive-gebruik vermijden, dan moet u kunnen aantonen dat uw auto voor niet meer dan 500 kilometer per jaar voor prive-doeleinden wordt gebruikt. U moet elke gereden kilometer verantwoorden en dus registeren. U kunt dit bewijs leveren met een correcte rittenregistratie.

De juistheid van uw rittenadministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda's, orderbriefjes, garagenota's en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de rittenregistratie en deze informatie samen te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen.

Wettelijke eisen rittenregistratie

De rittenregistratie moet het volgende vermelden:

• het merk van de auto
• het type van de auto
• het kenteken van de auto
• de periode waarin de auto ter beschikking stond

Voor elke rit moet u vermelden:

• de datum
• de begin- en eindstand van de kilometerteller
• het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
• de route die u heeft gereden, als u niet de meest gebruikelijke route heeft genomen
• of het een privérit is of een zakelijke rit

Voor een goede rittenregistratie kunnen ook Black-Box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de rittenregistratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de Black-Box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen, omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd.

De bestuurder geeft zelf aan of het in dit geval om een zakelijke of prive rit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie zal daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda's en dergelijke) nodig blijven.

Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) rittenregistratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient voor de Belastingdienst.

Tools voor rittenregistratie

U kunt uw rittenregistratie op veel verschillende manieren bijhouden. Op papier uw kilometers registreren is een mogelijkheid, alleen wel een omslachtige. Tegenwoordig zijn er ook online rittenregistratiesystemen die u helpen bij uw kilometeradministratie. Maar uw kilometerverantwoording zelf bijhouden in Excel kan natuurlijk ook.

Rittenadministratie zelf bijhouden

Een 'elektronische' rittenadministratie bijhouden in bijvoorbeeld Excel verdient de voorkeur boven het handmatig bijhouden van de kilometers op papier. Totalen, gemiddelden en verhoudingen kunnen met Excel namelijk eenvoudig berekend worden.

Wanneer u het lastig vindt om uw kilometerverantwoording goed bij te houden, en u hebt genoeg aan een klein steuntje in de rug; wij hebben een rittenregistratieformulier waarin u wekelijks uw gereden kilometers kunt bijhouden.

Neem de kilometerregistratie serieus! De belastingdienst is scherp aan het controleren of de opgegeven kilometers kloppen aan de hand van uw agenda afspraken en al veel ondernemers zijn met boetes opgezadeld.

Meer informatie

Deze rittenregistratie is speciaal voor ZZP'ers die prive en zakelijk rijden in een auto v/d zaak. De rittenregistratie is gemaakt in Excel (sjabloon).

Lees ook

Deel dit met andere ZZP-ondernemers: