ZZP'er en personeel in dienst nemen

Wat er allemaal bij komt kijken ...

Als uw eenmansbedrijf succesvol is en groeit, dan kunt u overwegen een medewerker in dienst te nemen. Bepaal in dit geval eerst of u een tijdelijke of vaste kracht zoekt en houd rekening met personeelskosten.

Als u als ZZPer of freelancer personeel wilt aannemen, moet u aan veel zaken denken. Hoe vind ik een geschikte medewerker? Hoe ziet bijvoorbeeld een goede arbeidsovereenkomst eruit? Wat moet ik aan administratie regelen?
Bovendien betekent het hebben van uw eerste personeel vaak een omslag voor uzelf en uw bedrijf. U hebt andere vaardigheden nodig, en u moet het werk anders gaan organiseren. Maak daarom een goede afweging voordat u als zelfstandige ondernemer overweegt om met personeel in dienst te gaan werken.

Personeelskosten

Als u iemand in dienst neemt, dan wordt u werkgever. Als werkgever krijgt u verschillende verplichtingen. U moet bijvoorbeeld loonheffing betalen, premies voor de werknemers-verzekeringen afdragen en een loonadministratie bijhouden.

Loonheffingen is een verzamel-naam voor:

• de premies van werknemers-verzekeringen (ZW, WW en WAO/WIA)
• de inkomens-afhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet
• loonbelasting/premie volksverzekeringen

De loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW en een deel van de WW-premie houdt u in op het loon van uw werknemers.
U moet dus beseffen dat het hebben van personeel kosten met zich meebrengt.

Moeten uw eerste personeel een fulltimer of parttimer zijn? Wat moet het opleidingsniveau zijn van uw personeel? De antwoorden op deze vragen bepalen ook hoe groot uw kostenpost voor personeel zal zijn. Daarna moet u bekijken of u deze kosten als eenmanszaak kunt dragen. Misschien is het beter om eerst gebruik te maken van familie, kennissen, stagiaires, oproepkrachten, seizoenshulp, vakantiewerkers, thuiswerkers, uitzendkrachten of uitbesteding.

Personeel aanmelden

Neemt u voor het eerst een werknemer in dienst? Meldt u dan eerst als werkgever aan bij de Belastingdienst En laat elke nieuwe werknemer een loonbelastingverklaring invullen.

U dient zich ook verplicht aan te sluiten bij een Uitvoeringsinstelling Werknemersverzekeringen waar uw bedrijf onder valt. De uitvoeringsinstellingen (Cadans, GAK, GUO, Bouwnijverheid [SFB] en USZO) voeren de sociale verzekeringen uit (ziektewet, WW, WAO). De premies voor de genoemde sociale verzekeringen betaalt u als werkgever aan de UWV. Elke werknemer dient u binnen vier weken bij de betreffende UWV aan te melden.

Tot slot moet u zich ook aanmelden bij een Arbo-dienst.

Loonadministratie

Als u als eenmansbedrijf een werknemer in dienst neemt, moet u een loonadministratie opzetten. Deze administratie moet voldoen aan een aantal voorwaarden van de Belastingdienst en UWV.

Veel ondernemers besteden hun loonadministratie uit aan administratiekantoren. Spreek goed af welke werkzaamheden zij als administratiekantoor moeten uitvoeren en wat er van u wordt verwacht.

Het arbeidscontract

Als u iemand in dienst neemt, dan gaat u een arbeidscontract aan met de werknemer. Er is sprake van een arbeidscontract als:

1. Er een gezagsverhouding is. U geeft (redelijke) aanwijzingen en bepaalt bijvoorbeeld hoe, wanneer en waar het werk plaatsvindt.
2. U loon betaalt aan de werknemer. Meestal is dat geld, maar het kan bijvoorbeeld een maaltijd, dienstauto of  aandelenoptieregeling zijn. Een onkostenvergoeding is geen loon.
3. De werknemer de arbeid zelf verricht. De arbeid moet waarde hebben voor de werkgever. Een stage of leerplaats is in deze zin dus geen arbeid.

U kunt het contract mondeling of schriftelijk overeenkomen. Het is verstandig dit schriftelijk te doen. U moet in ieder geval de volgende zaken op schrift stellen en kenbaar maken aan de werknemer:

• naam en woonplaats van werkgever en werknemer;
• aard van de werkzaamheden (correct, maar niet gedetailleerd);
• tijdstip indiensttreding;
• duur van het contract;
• aantal uren per dag en werktijden;
• loon;
• regels voor vakantiedagen en betaald verlof;
• opzegtermijn;
• Cao die van toepassing is.

Ook kunnen er bepalingen in het contract staan over een proeftijd, pensioenregeling, concurrentiebeding, verbod van nevenwerkzaamheden vergoedingen of geheimhouding.

Boekentip

Lees ook

Deel dit met andere ZZP-ondernemers: