Rittenregistratie bijhouden

27 april 2021
Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Johan Ooms

Home  |  Over  |  Contact

Heeft u als zzp’er een auto van de zaak en wilt u de bijtelling privé-gebruik vermijden? Dan moet u voor de belastingdienst kunnen aantonen dat uw auto voor niet meer dan 500 kilometer per jaar voor privé-doeleinden wordt gebruikt. U moet elke gereden kilometer verantwoorden en dus registeren. U kunt dit bewijs leveren met een correcte rittenregistratie.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

 

Gebruikt u de privé auto voor zakelijk gebruik? Dan heeft u recht op een vergoeding per kilometer. U mag € 0,19 per kilometer van uw opbrengst aftrekken voor de zakelijke ritten die u met uw eigen auto maakt. Hiervoor dient u ook een kilometeradministratie bij te houden.

De juistheid van uw rittenadministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de kilometerregistratie en deze informatie samen te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen.

Wettelijke eisen rittenregistratie

De kilometerregistratie moet het volgende vermelden:

  • het merk van de auto
  • het type van de auto
  • het kenteken van de auto
  • de periode waarin de auto ter beschikking stond

Voor elke rit moet u vermelden:

  • de datum
  • de begin- en eindstand van de kilometerteller
  • het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
  • de route die u heeft gereden, als u niet de meest gebruikelijke route heeft genomen
  • of het een privérit is of een zakelijke rit

Voor een juiste rittenregistratie kunnen ook Black-Box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de rittenregistratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de Black-Box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen, omdat automatisch een veelheid van rit gegevens wordt vastgelegd.

De bestuurder geeft zelf aan of het in dit geval om een zakelijke of privé rit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie zal daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda’s en dergelijke) nodig blijven.

Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) kilometerregistratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient voor de Belastingdienst.

Tools voor rittenregistratie

U kunt uw rittenregistratie op veel verschillende manieren bijhouden. Op papier uw kilometers registreren is een mogelijkheid, alleen wel een omslachtige. Tegenwoordig zijn er ook eenvoudige online rittenregistratiesystemen en GPS rittenregistratie software die u helpen bij uw kilometeradministratie. Maar uw kilometerverantwoording zelf bijhouden in Excel kan natuurlijk ook.

Download formulier voor kilometerregistratie

Rittenadministratie zelf bijhouden? Wij hebben een formulier voor kilometerregistratie ontwikkeld. Deze kilometerregistratie is speciaal voor zzp’ers die privé en zakelijk rijden in een auto v/d zaak of zakelijk in een privé auto rijden en kunt u gratis downloaden voor eigen gebruik. De rittenregistratie is gemaakt in Excel (sjabloon).

Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Johan Ooms

” ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb ZZPcentrum opgericht om mijn administratieve kennis met informatie, tips, downloads en voorbeelden over allerlei aspecten van het zelfstandig ondernemen met u te delen “

Mijn beste tip? Zet zo eenvoudig jouw basisadministratie op

Online boekhoudprogramma

Gratis factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is boekhouden echt niets voor jouw? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Formulier voor kilometerregistratie

Formulier voor kilometerregistratie

Gratis Excel download voor bijhouden zakelijke kilometerregistratie Als zzp'er een 'elektronische' rittenadministratie bijhouden in bijvoorbeeld Excel verdient de voorkeur boven het handmatig bijhouden van de kilometers op papier. Totalen, gemiddelden en verhoudingen...

Lees meer

Voorbeeld rittenregistratie

U rijdt als zzp'er in een auto van de onderneming of gebruikt u de privé auto voor zakelijke ritten? Dan moet u voor de Belastingdienst een rittenadministratie bijhouden. Hoe ziet zo'n rittenregistratie eruit? Hieronder ziet u twee voorbeelden van een...

Lees meer
Download factuur voorbeeld
Gratis factuur download