Rittenregistratie bijhouden

Heeft u als zzp’er een auto van de zaak en wilt u de bijtelling privé-gebruik vermijden? Dan moet u voor de belastingdienst kunnen aantonen dat uw auto voor niet meer dan 500 kilometer per jaar voor privé-doeleinden wordt gebruikt. U moet elke gereden kilometer verantwoorden en dus registeren. U kunt dit bewijs leveren met een correcte rittenregistratie.

Mijn beste tip?

Een onmisbare tool voor starters en alle zzp'ers:

Gebruikt u de privé auto voor zakelijk gebruik? Dan heeft u recht op een vergoeding per kilometer. U mag € 0,19 per kilometer van uw opbrengst aftrekken voor de zakelijke ritten die u met uw eigen auto maakt. Hiervoor dient u ook een kilometeradministratie bij te houden.

De juistheid van uw rittenadministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de kilometerregistratie en deze informatie samen te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen.

Wettelijke eisen rittenregistratie

De kilometerregistratie moet het volgende vermelden:

• het merk van de auto
• het type van de auto
• het kenteken van de auto
• de periode waarin de auto ter beschikking stond

Voor elke rit moet u vermelden:

• de datum
• de begin- en eindstand van de kilometerteller
• het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
• de route die u heeft gereden, als u niet de meest gebruikelijke route heeft genomen
• of het een privérit is of een zakelijke rit

Voor een juiste rittenregistratie kunnen ook Black-Box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de rittenregistratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de Black-Box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen, omdat automatisch een veelheid van rit gegevens wordt vastgelegd.

De bestuurder geeft zelf aan of het in dit geval om een zakelijke of privé rit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie zal daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda’s en dergelijke) nodig blijven.

Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) kilometerregistratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient voor de Belastingdienst.

Tools voor rittenregistratie

U kunt uw rittenregistratie op veel verschillende manieren bijhouden. Op papier uw kilometers registreren is een mogelijkheid, alleen wel een omslachtige. Tegenwoordig zijn er ook eenvoudige online rittenregistratiesystemen en GPS rittenregistratie software die u helpen bij uw kilometeradministratie. Maar uw kilometerverantwoording zelf bijhouden in Excel kan natuurlijk ook.

Download formulier voor kilometerregistratie

Rittenadministratie zelf bijhouden? Wij hebben een formulier voor kilometerregistratie ontwikkeld. Deze kilometerregistratie is speciaal voor zzp’ers die privé en zakelijk rijden in een auto v/d zaak of zakelijk in een privé auto rijden en kunt u gratis downloaden voor eigen gebruik. De rittenregistratie is gemaakt in Excel (sjabloon).