Reiskosten

Wat valt onder reiskosten?

Reiskosten zijn kosten die worden gemaakt voor het reizen van en naar het werk. Dit kan gaan om kosten voor het gebruik van de eigen auto, auto van de zaak, openbaar vervoer of andere vervoersmiddelen. Voor veel zzp’ers zijn reiskosten een belangrijke kostenpost.

Als ondernemer is het daarom belangrijk om je reiskosten op de juiste manier door te berekenen aan je klanten. Dit zorgt niet alleen voor een eerlijke vergoeding van de reiskosten die je moet maken, maar ook voor transparantie in je prijsstelling. Verderop in deze blog geef ik je ook praktische tips over hoe je dit kunt aanpakken.

Mijn beste tip voor alle zzp'ers?

De belastingdienst heeft wel regels over wat wel en niet als zakelijke reiskosten kan worden opgevoerd. Over het algemeen kunnen kosten voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten worden opgevoerd als aftrekbare kosten. Deze kosten, die je mogelijk kunt aftrekken van je omzet (winst), verlaagt zo de inkomstenbelasting die je moet betalen.

Hier zijn de 10 meest voorkomende soorten reiskosten die aftrekbaar zijn waar zzp’ers mee te maken kunnen krijgen:

1. Gebruik eigen auto: Als je je eigen auto gebruikt voor zakelijke reizen, kost dit ook geld. Het voordeel hiervan is dat je een vast bedrag per kilometer kunt aftrekken als reiskostenvergoeding. Deze zakelijke kilometervergoeding is in 2024 gesteld op € 0,23 per kilometer en zijn onbelaste reiskosten.
2. Auto van de zaak: De kosten die je met een auto van de zaak maakt, zijn de afschrijvingskosten, brandstofkosten, onderhoud en reparaties, verzekeringen, motorrijtuigenbelasting en leasekosten.
3. Openbaar vervoer: De kosten voor het gebruik van openbaar vervoer (trein, bus, tram, metro) voor zakelijke doeleinden zijn aftrekbaar. Dit omvat ook de kosten voor abonnementen als deze specifiek voor zakelijke reizen worden gebruikt.
4. Taxikosten: Als je een taxi gebruikt voor zakelijke reizen, zijn deze kosten aftrekbaar.
5. Huurauto: Ook als je een huurauto gaat huren voor een zakelijke rit, zijn deze kosten aftrekbaar.
6. Parkeerkosten: De kosten voor parkeren tijdens zakelijke reizen zijn ook aftrekbaar. Dit geldt zowel voor parkeerkosten bij vergaderingen, klantbezoeken als bij zakelijke evenementen.
7. Fiets- of scooterkosten: Als je een fiets of scooter gebruikt voor zakelijke reizen, kun je de afschrijvingskosten, onderhoudskosten en eventueel de kosten voor een fietsverzekering aftrekken. Voor elektrische fietsen zijn de regels soms gunstiger.
8. Overige reiskosten: Voor internationale reizen zijn de kosten van vliegtickets, visumkosten, tolwegen, veerboten en andere reisgerelateerde kosten aftrekbaar als ze voor zakelijke doeleinden zijn.
9. Verblijfskosten: Als je overnachtingen hebt tijdens een zakelijke reis, zijn de kosten voor hotels, maaltijden en andere verblijfskosten aftrekbaar. Hierbij geldt wel dat de kosten redelijk moeten zijn en je een duidelijk onderscheid moet maken tussen privé- en zakelijke uitgaven.
10. Reisverzekeringen: Als je een reisverzekering afsluit specifiek voor zakelijke reizen, zijn deze kosten ook aftrekbaar.

Het is belangrijk om als zzp’er goed bij te houden welke reiskosten worden gemaakt, zodat deze op een juiste manier kunnen worden meegenomen in de belastingaangifte. Met de juiste administratie kun je zo als zzp’er de maximale vergoeding voor je reizen claimen en minder belasting betalen. Zorg er wel voor dat je alle bonnen en facturen bewaart als bewijs.

Door alle reiskosten goed te administreren, kun je ze aftrekken van je belastbaar inkomen. Dit kan je aanzienlijk wat geld besparen.

Neem bij twijfel over welke kosten aftrekbaar zijn contact op met een boekhouder. Zij kunnen je hier goed over informeren.

Je reiskosten doorbereken aan klant

Moet jij als zzp’er voor een klus flinke afstanden rijden naar de klant? Uiteraard wil je voor deze kilometers en je reistijd een reiskostenvergoeding rekenen. Vaak is dan de vraag: Hoeveel moet ik rekenen per kilometer?

Het is niet wettelijk vastgelegd hoe hoog de kilometervergoeding moet zijn om je onkosten te dekken. Je bent dan ook vrij om aan reiskosten te rekenen wat je wilt. Maak vooraf wel duidelijk aan je klant hoeveel je per kilometer gaat rekenen als passende vergoeding. Zo weet de klant waar hij aan toe is.

Wat zijn redelijke reiskosten per km?

Het ene bedrijf rekent een vast bedrag aan voorrijkosten om bij de klant te komen en een ander bedrijf rekent een prijs per kilometer. De gemiddelde prijs die dan per kilometer gerekend wordt is € 0,40. Dit bedrag is exclusief btw.

Gemiddelde kilometerprijs (excl. btw)
€ 0,40

Hoe ga je de reiskosten declareren en factureren?

Declareren

Je reiskosten declareren, hoe doe je dat? Dit is afhankelijk van het type vervoersmiddel dat je gebruikt. Hieronder de mogelijkheden van declareren op een rijtje.

Je privéauto zakelijk gebruiken:

• Zakelijke kilometers zijn onbelast voor € 0,23 per kilometer aftrekbaar, hiervoor is wel een sluitende kilometeradministratie voor noodzakelijk. Let op dat parkeerkosten hier ook bij in zitten. Deze parkeerkosten mag je dus niet terugvragen.
• Btw op kosten voor zakelijke kilometers aftrekbaar.

Bij auto van de zaak: 

• Alle kosten + btw aftrekbaar.
• Woon-werk is niet zakelijk voor btw-aftrek.

Reizen met het openbaar vervoer of taxi:

• De prijs van de gehele reis is aftrekbaar.
• Negen procent btw terug te vragen.

Met de fiets:

• Per zakelijk gefietste kilometer mag je ook 23 cent per kilometer opvoeren als kostenpost en aftrekken van de winst. Dit geldt ook voor woon-werkverkeer.

Hoe ga je de reiskosten factureren?

Je zou de reiskosten standaard kunnen verwerken in je uurtarief door een hoger tarief te rekenen. Je kunt er ook voor kiezen om de reiskosten apart op je factuur te vermelden. Voor de fiscus maakt het niet uit of je nu een factuur voor alleen geleverde diensten stuurt met een verhoogd uurtarief of een factuur voor geleverde diensten met je normale uurtarief en hierop een aparte kilometervergoeding.

Beide zaken zijn omzet en dus belast. Je factureert je reiskosten dan ook met hetzelfde btw-tarief als de rest van je geleverde diensten of producten. Meestal is dat het standaard btw-tarief van 21%, als je diensten en producten onder het lage btw-tarief vallen is dat 9% of als de btw-verlegd is bij bijvoorbeeld werkzaamheden in het buitenland, dan is het 0%.

Voorbeeld van reiskostenvergoeding berekenen op factuur

Voorbeeld in de praktijk: Stel dat je een afspraak hebt met een klant op 31 km afstand van jouw woon- of werkadres (heen en terug is dan 62km). Je hebt afgesproken € 0,40 per kilometer door te berekenen en eventuele parkeerkosten apart te factureren.

Omschrijving	Aantal	Bedrag	Subtotaal	Btw
Vergoeding voor geleverde diensten	11	42,00	462,00	21%
Kilometervergoeding	62	0,40	24,80	21%
			—————–
		Totaal excl. btw	486,80
		Btw-bedrag	102,23
			—————–
		Totaal incl. btw	589,03

Tip: Wist je dat je als zzp’er je facturen eenvoudig, snel en ook nog eens gratis online kunt maken en versturen? Werk slim aan je boekhouding en maak gebruik van een online factuur- en boekhoudprogramma voor je verplichte administratie, facturatie en zelfs je kilometerregistratie. Alles in één pakket. Bekijk de 4 beste.

Wat reken jij per kilometer? Deel jouw tarief

Ben jij als zzp’er veel onderweg om bij klanten te komen en vraag jij hier een kilometervergoeding voor (dus geen voorrijkosten)? Iets wat zzp’ers graag willen weten, is welke prijs ze per km kunnen rekenen. Het bedrag houd ook de ervaren zzp’er bezig. Want wat rekent mijn concullega?

Ook de particulier als opdrachtgever wil graag weten wat de bedragen zijn die gemiddeld aan reiskosten worden gerekend. Zo kan het misschien de moeite waard zijn om een professional van wat verder weg te laten komen voor een klus.