Rittenregistratie bijhouden

De basis van rittenregistratie: Waarom is het belangrijk en wat houdt het in?

Heb jij als zzp met een eenmanszaak een auto van de zaak? Of gebruik je jouw privéauto voor zakelijke ritten? Hou dan al je gereden kilometers met een rittenregistratie bij. Vragen die dan vaak bij ondernemers spelen zijn: waarom, wanneer, wat en hoe moet je een rittenregistratie bijhouden?

In deze blog leg ik je alles uit wat je moet weten over je zakelijke kilometers met tips en voorbeelden en voordeel. Want doe je het goed, dan heb je belastingvoordeel.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

Het bijhouden van een rittenregistratie dient als bewijs voor de fiscus om de zakelijk gereden kilometers te kunnen verantwoorden. Er zijn twee situaties waarbij je als (zzp)ondernemer dan de ritten in een kilometeradministratie moet bijhouden:

1. Je rijdt met een auto van de zaak en je wilt geen fiscale bijtelling voor privégebruik.
2. Je rijdt met je privéauto naar zakelijke afspraken en rekent hiervoor een onbelaste reiskostenvergoeding per kilometer.

Uitzonderingen

• Als je een bestelauto van de zaak uitsluitend zakelijk gebruikt, dan hoef je geen rittenregistratie bij te houden. Voorwaarde is wel dat er een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ is ingediend bij de Belastingdienst.

1. Rittenregistratie auto van de zaak

Heb jij als zzp’er een auto v/d zaak en wil je de bijtelling privé-gebruik vermijden? Dan moet je voor de belastingdienst wel kunnen aantonen dat jouw bedrijfsauto niet meer dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden wordt gebruikt. Je moet elke gereden kilometer verantwoorden en dus registeren. Je kunt dit bewijs leveren met een correcte rittenregistratie.

Wat is bijtelling en hoe werkt het?

Rij je meer dan 500 km privé, dan dien je bijtelling te betalen. Bijtelling komt boven op je omzet als je de bedrijfsauto privé gebruikt. De overheid beschouwt bijtelling als een vorm van inkomen waarover belasting moet worden betaald. Het fungeert als een soort verrekening wanneer je jouw zakelijke auto voor privédoeleinden inzet. Bijtelling is daarom alleen van toepassing als je in een jaar meer dan 500 privékilometers rijdt. Het is daarom essentieel om te kunnen aantonen hoeveel kilometers je zakelijk en privé hebt gereden.

De hoogte van de bijtelling varieert afhankelijk van het bijtellingspercentage dat is gekoppeld aan het autotype. Voor benzine- en dieselauto’s bedraagt het bijtellingspercentage op dit moment 22%. De overheid baseert dit percentage voornamelijk op de CO2-uitstoot van het voertuig, met als leidraad de cataloguswaarde van de auto.

Wat zijn de verplichte gegevens per rit met auto van de zaak?

Rij jij in een auto of bestelbus van de zaak? In een correcte rittenregistratie dien je dan het volgende aan gegevens bij te houden en te vermelden:

• Merk van de auto
• Type auto
• Kenteken van de auto
• Ritgegevens

De ritgegevens moeten bestaan uit:

• Datum
• Ritnummer (per dag begin je met ritnummer 1)
• Beginstand kilometerteller
• Eindstand kilometerteller
• Vertrekadres
• Aankomstadres
• Een privé of zakelijke rit
• Uitleg geven wanneer er een ongebruikelijke omweg is genomen tussen twee locaties, bijvoorbeeld bij file
• Totaal gereden kilometers per rit, voor zowel zakelijke als privé

2. Zakelijk gebruik van privé auto

Gebruik je de privé auto voor zakelijk gebruik? Dan heb je recht op een vergoeding per gereden kilometer. Je mag dan € 0,23 per kilometer van jouw omzet aftrekken voor de zakelijke ritten die je met jouw eigen auto maakt. Ook hiervoor dien je een kilometeradministratie bij te houden.

De juistheid van jouw rittenadministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, rittenregistratie, garagenota’s en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de kilometerregistratie en deze informatie samen te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen.

Welke ritgegevens moet je bijhouden van zakelijke rit met privéauto?

Gebruik jij je privéauto voor zakelijke ritten? Dan hoef je net wat minder te noteren. Hou dan het volgende bij:

• Merk van de auto
• Type auto
• Kenteken van de auto
• Ritgegevens

De ritgegevens moeten bestaan uit:

• Datum
• Vertrekadres
• Aankomstadres
• Uitleg geven wanneer er een ongebruikelijke omweg is genomen tussen twee locaties, bijvoorbeeld bij file
• Totaal gereden kilometers per rit

Rittenregistratie voorbeeld

Wanneer moet je een km registratie inleveren?

Een km registratie hoeft niet ingeleverd te worden. Het kan zomaar gebeuren dat je al een paar jaar keurig je kilometers bijhoud in je administratie en dat er nooit om gevraagd wordt. Maar het kan wel gebeuren, zo kan bijvoorbeeld de fiscus er voor een controle naar vragen.

Blijf het dus goed bijhouden en bewaar het goed want je hebt als ondernemer, net als je boekhouding, ook een bewaarplicht van 7 jaar van de km registratie van zakelijk gereden ritten.

Voor een juiste rittenregistratie kunnen ook Black-Box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de rittenregistratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de Black-Box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen, omdat automatisch een veelheid van rit gegevens wordt vastgelegd.

De bestuurder geeft zelf aan of het in dit geval om een zakelijke of privé rit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie zal daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda’s en dergelijke) nodig blijven.

Het samenstel van rapportage en onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) kilometerregistratie die als bewijs van het feitelijke gebruik dient voor de Belastingdienst.

Welke rittenregistratie systeem ga je gebruiken?

De administratie bijhouden omtrent de rittenregistratie kan een vervelend klus zijn. Als ondernemer kun je de rittenregistratie op verschillende manieren en met verschillende systemen bijhouden. Waarbij de ene optie eenvoudiger is dan de andere. Elke optie komt met verschillende voor- en nadelen:

1. Bijhouden met pen en papier

Het bijhouden van de rittenregistratie op papier is gratis. Je kunt gelijk na iedere rit de gegevens noteren op papier of zelfgemaakt formulier. Doe dit wel direct na elke gereden rit.

2. Bijhouden in Excel

Als je zakelijk weinig kilometers maakt, dan kan een ingericht Excel formulier een gemakkelijke methode zijn om je ritten bij te houden. Zowel voor zakelijk gebruik van een privéauto of voor het rijden van een zakelijke auto. Het digitaal behouden en bewaren creëert meer overzicht en gemak dan met pen en papier.

Het nadeel van het bijhouden met pen en papier en bijhouden met Excel is dat de ritgegevens direct genoteerd of ingevoerd moeten worden. Je loopt het risico op een foutieve administratie als je dit niet doet. Waardoor de rittenregistratie niet meer sluitend is. Daarnaast kost het erg veel tijd om dit handmatig te doen.

Download gratis formulier voor kilometerregistratie

Rittenadministratie zelf bijhouden? Ik heb formulieren voor kilometerregistratie in Excel ontwikkeld. Deze kilometerregistratie is speciaal voor zzp’ers die privé en zakelijk rijden in een auto v/d zaak of zakelijk in een privé auto rijden en kun je gratis downloaden voor eigen gebruik. De rittenregistratie is speciaal gemaakt in Excel (sjabloon).

3. Bijhouden via een automatisch rittenregistratiesysteem

Het automatisch bijhouden van de ritten en kilometers behoord tot de meest eenvoudigste optie. Na installatie houdt het systeem automatisch alle gereden ritten en kilometers bij. Waardoor je altijd een sluitende rittenregistratie hebt. Hierdoor heb je geen omkijken meer naar je administratie.

Tip: Zo is bijvoorbeeld de rittenregistratie van YesHugo een plug en play systeem dat ervoor zorgt dat je binnen 5 minuten live bent en kilometers kunt maken. Dit systeem maakt het daarom erg geschikt voor zzp’ers die veel onderweg zijn. Betrouwbaar en betaalbaar.

Beschik je over een elektrische auto (EV)? Dan bieden ze ook rittenregistratie zonder kastje aan. Dit was voorheen altijd een vereiste. De nieuwe EV koppeling maakt het mogen om zakelijke ritten nog eenvoudiger bij te houden. Je hoeft namelijk geen extra handelingen meer te verrichten. Eenvoudig koppelen en direct ritten bijhouden. Zo koppelen ze al met Tesla, Audi, Volkswagen en Skoda.

4. Boekhoudprogramma gebruiken voor je ritten

Er zijn ook boekhoudprogramma’s waarin een module aanwezig is om ook je zakelijk gereden kilometers in bij te houden. Groot voordeel is dan dat je dan met één programma je hele administratie kunt runnen, ook onderweg via de boekhoudapp.

Een veel gebruikt en populair boekhoudprogramma waarin een ritten module aanwezig is bijvoorbeeld MoneyMonk.

5. Automatische rittenregistratie met app

Een gemakkelijk systeem voor het registreren van je kilometers is een speciale rittenregistratie app met GPS gebruiken. Met deze app houd je niet alleen automatisch bij hoeveel kilometers je voor je werkt rijdt en privé, je kunt tevens ook direct betalen voor parkeren.

Geen tijdrovend gedoe met notities of Excel maar een geautomatiseerde km registratie app.

Bekijk en vergelijk alle rittenregistratiesoftware