Toen ik begon als zzp’er dacht ik dat ik alles wat ik voor mijn bedrijf gebruikte ook meteen “zakelijk” moest regelen. Een zakelijke rekening, zakelijke verzekering en natuurlijk een zakelijk telefoonabonnement.
Dat bleek niet helemaal nodig.
Voor je telefoon is vooral belangrijk hoe je hem gebruikt en hoe je de kosten in je administratie verwerkt. Een apart zakelijk telefoonabonnement kan handig zijn, maar het is niet automatisch verplicht omdat je zzp’er bent.
Niet het woord ‘zakelijk’ op je abonnement telt, maar wat je ermee doet en hoe je het kunt onderbouwen.
Ik leg uit hoe het zit en waar je in de praktijk op moet letten.
Wat de Belastingdienst eigenlijk wil zien
De Belastingdienst maakt bij telefoonkosten onderscheid tussen zakelijk en privégebruik. Gebruik je een telefoon of abonnement zowel zakelijk als privé, dan is niet automatisch de volledige rekening een zakelijke kostenpost. Alleen het zakelijke deel komt voor aftrek in aanmerking.
De Belastingdienst noemt telefoonkosten expliciet als voorbeeld van kosten die zowel een zakelijk als een privékarakter kunnen hebben. Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar.
Voor de btw geldt eveneens dat je rekening moet houden met privégebruik. Bij zakelijke uitgaven waarvoor je btw wilt aftrekken, moet je bovendien beschikken over een factuur waarop btw in rekening is gebracht en moet je kunnen aantonen dat de uitgave voor je onderneming is gedaan.
Dat betekent dus niet dat je per se een abonnement met het woord “zakelijk” erop nodig hebt.
Wel moet je je administratie kunnen onderbouwen.
Privéabonnement of zakelijk abonnement?
Hier zit een belangrijk verschil.
Heb je een abonnement dat je uitsluitend zakelijk gebruikt? Dan kunnen de kosten zakelijk aftrekbaar zijn.
Gebruik je een abonnement zowel zakelijk als privé? Dan moet je rekening houden met het privégebruik.
De Belastingdienst geeft als voorbeeld dat een privételefoonabonnement zelf niet aftrekbaar is, maar dat zakelijke gesprekken die je via dat abonnement voert wel aftrekbaar kunnen zijn. Een zakelijk telefoonabonnement kan daarentegen als zakelijke kosten worden afgetrokken, waarbij privégebruik niet voor aftrek in aanmerking komt.
Een apart zakelijk abonnement is dus vooral een praktische en administratieve keuze. Het fiscale verhaal wordt niet uitsluitend bepaald door het label dat je provider aan je abonnement geeft.
Een factuur is belangrijker dan het label “zakelijk”
Waar het in de praktijk nog weleens misgaat, is de administratie.
Je wilt kunnen laten zien wat je hebt betaald, hoeveel btw daarop zit en welk deel van de kosten zakelijk is. Voor het aftrekken van btw stelt de Belastingdienst onder meer als voorwaarde dat je een correcte btw-factuur hebt.
Daarom vind ik een goede factuur belangrijker dan de vraag of een provider het abonnement “zakelijk” noemt.
Een abonnement waarbij je iedere maand een duidelijke factuur met btw ontvangt, is voor een zzp’er bijvoorbeeld een stuk makkelijker te verwerken dan een abonnement waarbij je nauwelijks inzicht hebt in je facturen.
Bewaar die administratie ook goed. De basisadministratie moet in principe zeven jaar worden bewaard.
Zo werkt het bij Simyo
Simyo is een goed voorbeeld van waarom het verschil tussen “zakelijk” en “privé” niet altijd over een ander mobiel netwerk of een compleet ander abonnement gaat.
Bij Simyo Zakelijk kun je een mobiel abonnement zakelijk gebruiken en je administratie daarop inrichten.
Het voordeel zit voor mij vooral in de administratieve kant: een duidelijke factuur en je zakelijke gegevens op de juiste plek maken het makkelijker om de kosten in je boekhouding te verwerken.
Controleer bij het afsluiten wel altijd de actuele voorwaarden en mogelijkheden van de provider. Providers kunnen hun abonnementen, prijzen en factureringsmogelijkheden veranderen.
Drie dingen die ik zelf heb geregeld
1. Een tweede nummer
Ik gebruik een tweede nummer voor zakelijke contacten.
Met een eSIM kun je een zakelijk nummer naast je privénummer op hetzelfde toestel gebruiken. Dat vind ik vooral handig voor de scheiding tussen werk en privé.
Buiten werktijd kan ik de zakelijke lijn uitschakelen. Geen klant die je op zondagavond belt en vervolgens verbaasd is dat je niet meteen opneemt.
2. Mijn zakelijke gebruik kunnen onderbouwen
Gebruik je je telefoon zowel zakelijk als privé, leg dan voor jezelf vast hoe je het zakelijke gebruik bepaalt.
Ik hanteer bijvoorbeeld een percentage dat past bij mijn eigen gebruik en heb vastgelegd hoe ik daarbij ben uitgekomen.
Het belangrijkste is niet dat je een bepaald percentage kiest, maar dat je kunt uitleggen waarom je percentage redelijk is. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld je belgedrag, je werkpatroon en de manier waarop je de telefoon daadwerkelijk gebruikt.
Verandert je gebruik structureel? Dan is het verstandig om je uitgangspunt opnieuw te bekijken.
3. De factuur automatisch in mijn boekhouding
Mijn laatste tip is misschien wel de saaiste, maar ook de handigste: verwerk je telefoonfactuur gewoon iedere maand.
Automatisch via een koppeling is ideaal. Anders kun je de factuur downloaden en uploaden naar je boekhouding.
Een paar minuten per maand is een stuk prettiger dan aan het einde van het jaar een hele stapel facturen bij elkaar zoeken.
En hoe zit het met je telefoon zelf?
Het abonnement en het toestel zijn twee verschillende dingen.
Koop je als zzp’er een smartphone die je voor je onderneming gebruikt, dan moet je niet automatisch dezelfde fiscale behandeling toepassen als op je maandelijkse abonnement. Bij een duurder toestel kunnen bijvoorbeeld de regels voor investeringen en afschrijving een rol spelen.
Ook hier geldt dat privégebruik van invloed kan zijn op de fiscale verwerking.
Wil je precies weten hoe je een telefoon als bedrijfsmiddel moet verwerken, kijk dan naar de actuele regels of overleg met je boekhouder.
Dus: heb je een zakelijk telefoonabonnement nodig?
Nee, niet alleen omdat je zzp’er bent.
Waar het uiteindelijk om draait, is dat je zakelijke telefoonkosten op een juiste manier verwerkt, privégebruik niet zomaar als zakelijke kosten opvoert en je administratie kunt onderbouwen.
Een zakelijk abonnement kan daarbij handig zijn. Bijvoorbeeld omdat je een apart nummer wilt, omdat je facturen overzichtelijker zijn of omdat je werk en privé gescheiden wilt houden.
Maar het woord “zakelijk” op je abonnement maakt een abonnement niet automatisch fiscaal aftrekbaar.
Mijn advies: kijk eerst naar je gebruik en je administratie en daarna pas naar het label van het abonnement.
Dat scheelt mogelijk geld én voorkomt dat je voor iets betaalt wat je helemaal niet nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Moet mijn telefoonabonnement op naam van mijn bedrijf staan?
Niet alleen het feit dat een abonnement op een bepaalde naam staat bepaalt of de kosten zakelijk aftrekbaar zijn. Kijk naar het daadwerkelijke zakelijke gebruik en zorg dat je de kosten en btw goed kunt onderbouwen.
Kan ik mijn privételefoon gebruiken voor mijn bedrijf?
Ja. Maar bij gemengd privé- en zakelijk gebruik moet je rekening houden met de fiscale regels en het zakelijke deel kunnen onderbouwen.
Kan ik de btw van mijn telefoonabonnement terugvragen?
Dat kan voor het deel waarvoor je recht hebt op btw-aftrek. Je moet onder meer beschikken over een juiste btw-factuur en de uitgave gebruiken voor activiteiten waarvoor je btw mag aftrekken.
Is een zakelijk telefoonabonnement goedkoper?
Niet automatisch. Vergelijk niet alleen de prijs, maar ook de facturatie, btw-specificatie, voorwaarden en eventuele extra zakelijke diensten.
Heb ik een tweede telefoon nodig voor mijn bedrijf?
Nee. Met een tweede nummer of eSIM kun je werk en privé ook op één toestel combineren. Of dat voor jou handig is, hangt vooral af van hoe je bereikbaar wilt zijn.
