Administratie verplicht bewaren

Jouw zakelijke administratie bewaren

Een veelvoorkomende vraag bij zzp’ers is: “Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?” Op internet spreekt de één over minimaal zeven jaar en de ander over minimaal tien jaar. Dus hoe zit dat nou precies? Mag je je administratieve zaken ook digitaal bewaren? En wát moet je precies bewaren? In dit artikel lees je alles over het bewaren van jouw zakelijke administratie.

Mijn beste tip?

Het moet, dus een onmisbare tool gebruiken, voor zowel starters als alle zzp'ers:

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

Je zakelijke administratie is de basis van je boekhouding voor zowel je btw-aangifte als voor je aangifte inkomstenbelasting. Wat de Belastingdienst natuurlijk wil zien, is dat deze aangiftes exact overeenkomen met jouw administratie. De gegevens moeten één op één te herleiden zijn. Hoe lang jij als zzp’er jouw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in jouw administratie. Zo zijn er in de administratie van iedere eenmanszaak onderdelen die de fiscus als ‘basisgegevens’ bestempelt. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie.

Ook voor licenties van computerprogramma’s en jouw zakelijke bestanden geldt een bewaarplicht. Net als de andere genoemde gegevens moet je deze bij een controle kunnen aanleveren bij de belastinginspecteur. Voor alle genoemde gegevens bestaat een bewaarplicht van zeven jaar. Heb jij daarnaast een bedrijfspand in eigendom, of huur je een bedrijfsruimte? Dan is het goed om te weten dat je de gegevens, zoals contracten van onroerende zaken tien jaar moet bewaren. Om even terug te komen op de inleiding van dit artikel: beide ondernemers hebben dus gelijk. Er zijn gegevens die je zeven jaar moet bewaren, maar er zijn ook gegevens die je tien jaar moet bewaren.

De bewaartermijn van administratieve zaken

De bewaartermijn van onroerende zaken

Hoe werkt de bewaartermijn?

De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van februari 2019 mag je dus pas in 2027 weggooien. Let op: de bewaartermijn wordt verlengd als je voor een bepaalde aangifte uitstel hebt gekregen. Vraag je dus uitstel voor aangifte aan? Houd er dan rekening mee dat je bewaarplicht langer kan zijn dan zeven jaar. Je kunt dit natuurlijk altijd even bij de fiscus checken.

Bewaartermijn papieren én digitale administratie

Of je jouw administratie nu op papier of digitaal bewaart, de bewaartermijn is hetzelfde. Officieel moet je alle gegevens bewaren in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Heb jij bijvoorbeeld inkoopfacturen digitaal ontvangen, dan moet je die ook digitaal bewaren. Papieren bonnetjes daarentegen, denk aan bonnetjes van het tanken, moet je op papier bewaren. Het is overigens wel aan te raden om die bonnetjes in te scannen en ook digitaal te bewaren. De inkt op die bonnetjes kan in de loop der jaren namelijk vervagen en wordt daardoor minder goed leesbaar.

Conversie van papier naar digitaal, of andersom

Je voldoet dus niet aan de bewaarplicht als je alles digitaal bewaart, of juist alles op papier. Je moet de gegevens bewaren in de vorm waarin je ze ontvangen hebt. Wel kun je, onder bepaalde voorwaarden, gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt door de fiscus ‘conversie’ genoemd. Je kunt hier met de Belastingdienst afspraken over maken. De afspraken die de Belastingdienst en jouw eenmanszaak samen maken, worden schriftelijk vastgelegd. Ook zijn er een aantal voorwaarden waar je strikt aan moet voldoen. Je vindt de voorwaarden op de website van de Belastingdienst. Het is altijd verstandig om jouw plannen eerst aan de fiscus voor te leggen, voordat je zelf actie onderneemt. Zo weet je zeker dat jouw eenmanszaak aan alle regels voldoet.

Een back-up maken van jouw zakelijke administratie

Wist je dat brand en diefstal volgens de fiscus geen geldige excuses zijn om onder de bewaarplicht uit te komen? In alle gevallen moet je als zzp’er jouw zakelijke administratie van de afgelopen zeven jaar kunnen overleggen. Zorg er dus altijd voor dat een reservekopie van jouw administratie op een externe harde schijf staat of, beter nog, digitaal in de cloud.

Gevolgen bij het niet voldoen aan de bewaarplicht

Voldoe je als zzp’er niet aan de bewaarplicht? Dan kan dat heel vervelend uitpakken. Je riskeert bijvoorbeeld een boete. In het allerergste geval kan het zelfs uitlopen op een strafrechtelijke vervolging – al komt dit bij zzp’ers gelukkig niet vaak voor. Maar, om problemen te voorkomen kun je je beter te allen tijde aan de regels houden. Bewaar alles dus netjes, veilig en goed!