Businessevent organiseren

Als zzp’er een businessevent organiseren: 10 tips

Het aantal mensen dat als zzp’er werkt is de afgelopen decennia flink gegroeid en zal ook blijven groeien. Veel van deze mensen werken veelal vanuit huis, of op locatie bij klanten. Hoewel zij niet – zoals veel grote bedrijven – regelmatig businessevents zoals vergaderingen met belangrijke klanten, borrels en personeelsfeesten organiseren, kunnen ze wel degelijk voor bepaalde gelegenheden op zoek moeten naar een evenementenlocatie voor een professionele businessevent.

Wat is een businessevent?

Een businessevent is een professionele bijeenkomst die wordt georganiseerd voor zakelijke doeleinden. Dit kan variëren van een kleine vergadering tot een grote conferentie. Businessevents bieden zzp’ers en ondernemers de kans om te netwerken, kennis op te doen en nieuwe zakelijke contacten te leggen. Ze kunnen ook worden gebruikt om producten of diensten te promoten, trainingen te geven of bedrijfsresultaten te presenteren.

Deelname aan een businessevent kan waardevolle inzichten en kansen opleveren voor de groei en ontwikkeling van het zelfstandig ondernemerschap.

Hieronder lees je handige tips voor het vinden van een passende locatie en andere tips voor het organiseren van een succesvol zakelijk event.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

Welke soorten zakelijke evenementen zijn er voor zzp’ers?

Als zzp’er ben je natuurlijk vooral bezig met het leveren van kwalitatieve producten of diensten aan klanten. Toch zijn er ook diverse gelegenheden te bedenken waarbij je samenkomt met anderen. Of het nu gaat om collega-zzp’ers of (potentiële) klanten.

Bij samenkomsten met andere zzp’ers kun je bijvoorbeeld denken aan trainingen of workshops die betrekking hebben op je vakgebied, een netwerkbijeenkomst om mogelijke samenwerkingsverbanden te onderzoeken of teamvergaderingen met andere freelancers of externen.

Bij een event voor klanten kan het bijvoorbeeld gaan om een product- of dienstlancering, een klantpresentatie, netwerkevenement of seminar.

Tips om een businessevent te plannen en organiseren

Een van de zaken die het meest invloed heeft op het succes van een event, is de locatie. Daarom eerst enkele tips voor het vinden van de juiste evenementenlocatie.

• Ga op zoek naar een partner die zaalverhuur of congreslocaties aanbiedt die passen bij het aantal gasten.
• Kies een locatie met ruimtes die aansluiten bij de insteek van het event. Ben je op zoek naar congreslocaties met een zaal om een presentatie te geven gevolgd door een borrel, of moeten er bijvoorbeeld ook juist aparte hoekjes of ruimtes zijn waar gasten privé kunnen netwerken?
• Houd bij de keuze voor zaalverhuur rekening met het thema. Gaat het bijvoorbeeld om een nieuw duurzaam product? Ga dan ook op zoek naar een locatie waar duurzaamheid centraal staat.
• Welke faciliteiten zijn er op audiovisueel gebied? Dit is vooral belangrijk als je een presentatie aan klanten of collega-zzp’ers wil geven.
• Bekijk de ideale geografische plaats voor een zo kort mogelijke reistijd voor de gasten.

Let afhankelijk van het vervoerstype van de meeste van je gasten op de aanwezigheid van voldoende parkeergelegenheid of een locatie die met het openbaar vervoer eenvoudig en snel te bereiken is.

Naast de locatie zijn er natuurlijk ook nog andere factoren die het succes van een businessevent bepalen.

• Begin op tijd met de planning en organisatie! Zelfs een event dat maar enkele uren duurt, kan maandenlange voorbereidingen vragen.
• Denk goed na over de beste datum voor het evenement. Onderzoek onder meer of er geen soortgelijke evenementen plaatsvinden op de gewenste datum, en houd bijvoorbeeld rekening met schoolvakanties.
• Catering: kies toegankelijke hapjes en drankjes, passend bij je type gasten.
• Inhoud van het programma. Welke boodschap wil je je gasten meegeven, en wat is het doel van het event? Maak een planning met blokken waarbij je informatie afwisselt met ontspanning. Bij dit laatste kan het bijvoorbeeld gaan om een gastspreker met een  humoristisch optreden gelieerd aan het thema.
• Schakel hulp in voor de planning en organisatie. Als zzp’er heb je waarschijnlijk niet veel tijd over. Kies daarom een locatie met eventmanagers, en huur eventueel een externe eventplanner in.

Heb je de locatie, catering en een inhoudelijk aansprekend programma geregeld? Dan wordt het businessevent vast een groot succes!

Proost op een geslaagd event!