Spreadsheet programma Excel gebruiken voor de facturatie
Microsoft Excel is een ideaal spreadsheet programma om te gebruiken voor het maken van berekeningen. Dat is ook één van de redenen waarom u als zzp’er Excel heel goed kunt gebruiken om facturen mee te maken.
Mijn beste tip?
Een onmisbare tool voor starters en alle zzp'ers:Bent u handig met de computer en heeft u enig gevoel voor cijfers, dan is het maken van een factuur in een spreadsheet programma helemaal niet moeilijk. U kunt bijvoorbeeld vaste formules gebruiken om automatische berekeningen te maken – deze formules is waar Excel om bekend staat. Nog gemakkelijker is het echter om een template (ook wel een ‘sjabloon’ genoemd) te gebruiken. In uw Microsoft Office-pakket zitten standaard een paar voorbeeld templates waarmee u een professionele factuur kunt maken. U kunt ook gratis dit onderstaande voorbeeld van een factuur downloaden, aanpassen en gebruiken voor de facturatie van uw eenmanszaak.
Voorbeeld van Excel gebruiken om facturen mee te maken
Tip: verstuur uw factuur nooit als Excel-document naar uw klant. De ontvanger kan dan namelijk aanpassingen in de factuur maken. Sla het document daarom altijd op als PDF-document en voeg deze als bijlage toe in uw e-mailbericht naar de klant.
Voordelen van de factuur maken in Excel
Waarom kiezen voor Excel voor het maken van uw facturen? Dit zijn de belangrijke voordelen op een rij:
- Het is gratis;
- Het is gemakkelijk in gebruik;
- U kunt handige standaard, vaste formules gebruiken;
- U kunt je eigen formules maken;
- Uw facturen direct zelf (per e-mail, als PDF) versturen.
Extra tip: wist u dat u een spreadsheet programma zelfs voor uw gehele boekhouding kunt gebruiken? Maakt boekhouden gemakkelijk, snel en bovendien gratis. Boekhoud u al in Excel, of wilt u dit gaan doen? Download dan deze gratis template voor boekhouden in Excel.
De nadelen
Toch heeft een spreadsheet programma voor het maken van uw facturen ook een aantal nadelen, zeker ten opzichte van een online factuurprogramma. In tegenstelling tot Excel worden met een factuurprogramma verschillende delen van het factuurproces geautomatiseerd. Zaken als lay-out, vormgeving en personalisatie worden automatisch voor u geregeld. Ook kunt u de factuur vanuit het factuurprogramma versturen en – in sommige gevallen – meteen via iDEAL laten betalen. Kiest u voor een spreadsheet programma, dan moet u dit allemaal handmatig doen. Ook is in een factuurprogramma vaak als module een onderdeel van een online boekhoudprogramma, waardoor u gemakkelijk uw gehele boekhouding kunt automatiseren. Wilt u meer weten, lees dan dit artikel waarin u online factuur- en boekhoudprogramma’s met elkaar kunt vergelijken.
