Waarom moet je als zzp een urenregistratie bijhouden?
Om als zzp’er in aanmerking te komen voor financieel belastingvoordeel van verschillende aftrekposten zoals de startersaftrek en zelfstandigenaftrek moet je jaarlijks wel aan het urencriterium voldoen. Dit moet inzichtelijk worden gemaakt en kan door het bijhouden van een urenregistratie.
De urenregistratie helpt je ook bij de bedrijfsvoering: je houdt bij hoeveel uur je aan de klant moet factureren en je krijgt een overzicht over welke bedrijfsactiviteiten het meeste tijd kosten. Kom je zo uit met je gehanteerde uurtarief of moet deze toch omhoog? Loop geen geld mis en registreer je gewerkte uren in een urenadministratie!
Synoniemen
Tijdregistratie, urenverantwoording, werktijdregistratie, urenstaat
Urenregistratie Engels
Time registration, timesheet, time sheet, time recording, time tracking, hours registration
Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?
- Mijn review: 4.9 / 5
- Mijn review: 4.8 / 5
- Mijn review: 4.8 / 5
Het voeren van en goede urenadministratie is zeker voor startende zzp’ers onmisbaar. Welke werkzaamheden mag je hier allemaal voor meetellen en aan welke regels moet je voldoen om het urencriterium te halen?
Een urenadministratie voeren is niet verplicht maar maakt jouw bewijsvoering voor de Belastingdienst bij een eventuele controle wel eenvoudiger. Zorg naast de registratie van uren ook altijd voor voldoende onderbouwing hiervan met concrete bewijsstukken zoals agenda’s en e-mailcorrespondentie. Vaak zijn dan veel gestelde vragen onder starters: Hoe ziet een urenregistratie eruit? Hoe kan ik de tijdregistratie op een makkelijke manier bijhouden zonder er veel tijd aan kwijt te zijn?
Urenregistratie zzp voorbeeld
Hoe ga als zzp je urenregistratie bijhouden?
De registratie van gemaakte uren kan eenvoudig en snel. Hier zijn vele programma’s, tools en gratis downloads voor beschikbaar om direct te kunnen starten. Wel zijn er zzp’ers die nog steeds gebruikmaken van notities en Excel als tijdregistratiemethode. Hier is natuurlijk niets mis mee, maar het kost je veel tijd en energie. Je moet keer op keer bedenken welk project, klant, of activiteit moet ik registreren.
Leer jezelf aan om je uren dagelijks bij te houden in een overzichtelijke weekstaat. Zo voorkom je dat je dingen vergeet of verkeerd gaat noteren. Zzp’ers stappen namelijk gemakkelijk over van het ene project naar het andere, of van de ene klant naar de andere. De volgende dag of twee, drie dagen later weten ze niet echt meer wat en hoe lang ze aan een project hebben gewerkt.
Wat is de beste urenregistratie?
Wat de beste urenregistratie is, hangt geheel af van jou wensen en jouw werkzaamheden. Slim is om een methode te kiezen die je direct inzicht geeft wat, hoeveel en waaraan je registreert. Niet onbelangrijk is een methode waarmee je minder tijd kwijt bent aan het registreren hiervan. Ook zal het dan gemakkelijk zijn als je bepaalde uren voor een project of dienst gelijk zou kunnen factureren. Mijn voorkeur gaat dan uit naar een online boekhoudprogramma omdat dit geautomatiseerd kan worden. Gemak dient de mens en tijd is immers kostbaar.
1. Voorbeeld uren registreren met boekhoudprogramma
Uren registreren en boekhouden in één
Je gewerkte uren kunnen in een boekhoudprogramma direct worden geregistreerd. Het grote voordeel is dat je deze per dag of per project direct kunt omzetten in een opgemaakte factuur en naar de klant kan versturen voor betaling. Omdat iedere ondernemer toch moet boekhouden, zou je met één programma gelijk je gewerkte uren kunnen bijhouden en je administratie doen.
Zo werkt het:
Hierbij de TOP 3 meest gebruikte urenregistratietools als app en als module in een boekhoudprogramma:
1. Het meest complete boekhoudpakket met urenmodule: e-Boekhouden.nl
2. Beste urenregistratietool: Moneybird
3. Met het beste gebruikersgemak je uren bijhouden: MoneyMonk
Lees alle voordelen van een boekhoudprogramma gebruiken voor de tijdregistratie.
2. Voorbeeld met app
Slimme tijdregistratie met uren app
Wie sneller en efficiënter zijn uren de hele dag door wil registreren kan handig gebruik maken van een speciale uren app op de smartphone. Zo kun je altijd en overal je uren direct bijhouden en veel tijd besparen ten opzichte van jouw uren verwerken in Excel.
3. Voorbeelden met gratis spreadsheetprogramma
Excel urenformulier voorbeeld
Ben jij een gebruiker van Excel? Met een Excel-urenformulier is het heel gemakkelijk om de directe en indirecte uren van jouw eenmanszaak per dag en per week bij te houden. Deze Excel urenformulier is hier gratis te downloaden en direct te gebruiken.
Gebruik jij Excel Online, het gratis online alternatief van Microsoft 365 Excel? Hiermee kun je jouw zzp uren ook eenvoudig en snel in bijhouden. Een spreadsheet voor uren bijhouden in Excel Online is dan een mooie gratis oplossing!
Google Spreadsheets voorbeeld
Jouw zzp uren berekenen en bijhouden voor de urenverantwoording kan ook heel eenvoudig worden bijgehouden in Google Spreadsheets, ook wel Google Sheets genoemd. Dit is net als Excel Online ook een gratis online spreadsheet-app die je in je webbrowser kunt gebruiken.
Apache OpenOffice voorbeeld
OpenOffice is een kantoorsoftwarepakket die voor iedereen gratis te gebruiken is. De spreadsheet applicatie Calc is door handig gebruik te maken van rekenkundige bewerkingen ook heel goed te gebruiken voor de urenadministratie.
Hoe lang moet je een urenregistratie bewaren?
Voor de administratie en boekhouding van ondernemers – zowel kleine als grote ondernemers – geldt er een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Dit is ook van toepassing op de urenverantwoording van jouw bedrijf. Je moet als zzp’er je urenregistratie dus 7 jaar bewaren. Zo kan de fiscus tot 7 jaar terug controleren of je geregistreerde uren kloppen voor het urencriterium. Het maakt geen verschil of je jouw tijdregistratie op papier of digitaal bewaart. Als je het maar bewaart!
