Factuurnummers en factuurnummering

12 oktober 2021
Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers
Johan Ooms

Alles wat je moet weten over de factuurnummering

Wellicht ga jij als zzp’er binnenkort de eerste factuur van jouw eenmanszaak versturen. Alvast gefeliciteerd met deze mooie mijlpaal! In dit artikel lees je alles wat je moet weten over factuurnummers en factuurnummering, voordat je die factuur verstuurt. Dit is namelijk een belangrijk en verplicht onderdeel van de facturatie.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

 

Factuurnummering: voldoen aan de regels van de Belastingdienst

Facturen zijn aan regels gebonden, zo moet op alle facturen een uniek nummer staan, het factuurnummer. Je mag niet helemaal zelf deze factuurnummers bepalen. Jouw factuurnummering moet namelijk voldoen aan de regels van de Belastingdienst. De belangrijkste regel? Dat de factuurnummers chronologisch opvolgend zijn. Dit betekent dat je een factuurnummervolgorde krijgt van bijvoorbeeld 001, 002, 003 et cetera. De reden dat de Belastingdienst deze chronologische volgorde in jouw boekhouding wil zien, is dat ze bij een controle zo snel kunnen checken of er geen facturen ontbreken en dus buiten de boeken blijven.

Facturen maken in Word, Excel of een online boekhoudprogramma

Maak je jouw facturen nog in Word of Excel? Dan moet je handmatig je factuurnummers invoeren en is het dus van essentieel belang dat je deze nummers goed gebruikt. Liever maak je daarom gebruik van een online boekhoudprogramma, zodat dit (en nog veel meer) werk jou bespaard blijft. Niet voor niets winnen deze slimme programma’s aan populariteit. Werk jij al met een dergelijk programma, dan heb je vast al gemerkt dat het aanpassen van een factuurnummer niet gemakkelijk is. Dit komt omdat het programma je wil behouden voor foutieve factuurnummers. Niet voor niets is een online boekhoudprogramma bedoeld om jouw (administratieve) werk gemakkelijker te maken.

Meest populaire boekhoudsoftware voor zzp

 

Jouw factuurnummers bepalen

Natuurlijk kun je bij het opzetten van jouw administratie wel instellen hoe het factuurnummer bepaald moet worden. Kies je voor 001, 2020-0001, 20001 of voor 2020001? Deze keuze maak je eenmalig; daarna valt er weinig aan te passen. Kies je voor een factuurnummer dat begint met het jaartal, let er bij de opbouw van deze nummering op dat je voldoende ruimte houd om opvolgend te kunnen blijven doornummeren. Want: begin je met factuurnummer 202001, dan zal het laatst mogelijke factuurnummer 202099 zijn. Je kunt dus in 2020 maar maximaal 99 opvolgende facturen maken. Heb jij de ambitie om (veel!) meer facturen te versturen, dan is het verstandiger om voor 2020001 of zelfs 20200001 te kiezen. Dan kan je voorlopig lekker doornummeren!

Nieuw boekjaar

Als je een jaarafsluiting voor de boekhouding hebt gedaan en je begint te werken in een nieuw boekjaar, dan moet vaak ook de factuurnummering worden aangepast. Als jij een jaartal in de nummering gebruikt, dan zal je dat moeten aanpassen.

Voorbeeld factuurnummer op factuur

Factuurnummer voorbeeld op de factuur

Hoe omgaan met creditfacturen

Maar wat nu als een factuur door jouw klant, om wat voor reden dan ook, niet betaald wordt? In dat geval kun je die factuur niet zomaar verscheuren. Dan zou er namelijk een gat in de boekhouding ontstaan. Is een klant failliet gegaan of weigert een klant jouw factuur te betalen omdat er een verkeerd bedrag op staat? Dan moet je deze factuur dus crediteren. Dit betekent dat je een nieuwe factuur maakt, met een negatief bedrag. En let op: die factuur krijgt vervolgens weer een nieuw opvolgnummer. Daardoor klopt jouw boekhouding exact.

Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb ZZPcentrum opgericht om mijn administratieve kennis met informatie, tips, downloads en voorbeelden over allerlei aspecten van het zelfstandig ondernemen met u te delen”

Mijn beste tip? Zet zo eenvoudig jouw basisadministratie op

Online boekhoudprogramma

Gratis factureren!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is boekhouden echt niets voor jouw? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou hiermee op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Facturatieprogramma zzp

Facturatieprogramma zzp

Online factuurprogramma’s voor zzp’ers vergelijken Als zzp'er eenvoudig uw factuur maken met het beste online facturatieprogramma? Om u te helpen bij het maken van uw keuze heb ik een aantal populaire programma’s voor u verzameld. De grootste uitdaging is voor jouw...

Lees meer
Betaalmethodes factuur

Betaalmethodes factuur

Vroeger was de enige manier waarop een klant jouw factuur kon betalen overboeking. Tegenwoordig zijn daar echt veel online betaalmethodes bijgekomen, die de betaling voor jouw klant gemakkelijker maken én ervoor zorgen dat jij jouw geld eerder krijgt. De vraag is dan...

Lees meer
Download factuur voorbeeld

Gratis factuur downloads