Factuurnummer bepalen

Wellicht ga jij als zzp’er binnenkort de eerste factuur van jouw eenmanszaak versturen. Alvast gefeliciteerd met deze mooie mijlpaal! In dit artikel lees je alles wat je moet weten over factuurnummers en factuurnummering, voordat je die factuur verstuurt. Dit is namelijk een belangrijk en verplicht onderdeel van de facturatie.

Is een factuurnummer verplicht op de factuur?

Als je een factuur maakt ben je gebonden aan enkele factuurvoorwaarden. Zo is ook het unieke volgnummer volgens de factuureisen van de fiscus een verplicht element op de factuur. Zorg er voor dat dit ook duidelijk op de facturatie worden vermeld.

Facturen zijn aan regels gebonden, zo moet op alle facturen een uniek nummer staan, het factuurnummer. Je mag niet helemaal zelf deze factuurnummers bepalen. Jouw factuurnummering moet namelijk voldoen aan de regels van de Belastingdienst. De belangrijkste regel? Dat de factuurnummers chronologisch opvolgend zijn. Dit betekent dat je een factuurnummervolgorde krijgt van bijvoorbeeld 001, 002, 003 et cetera. De reden dat de Belastingdienst deze chronologische volgorde in jouw boekhouding wil zien, is dat ze bij een controle zo snel kunnen checken of er geen facturen ontbreken en dus buiten de boeken blijven.

Facturen maken in Word, Excel of een online boekhoudprogramma

Maak je jouw facturen nog in Word of Excel? Dan moet je handmatig je factuurnummers invoeren en is het dus van essentieel belang dat je deze nummers goed gebruikt. Liever maak je daarom gebruik van een online boekhoudprogramma, zodat dit (en nog veel meer) werk jou bespaard blijft. Niet voor niets winnen deze slimme programma’s aan populariteit. Werk jij al met een dergelijk programma, dan heb je vast al gemerkt dat het aanpassen van een factuurnummer niet gemakkelijk is. Dit komt omdat het programma je wil behouden voor foutieve factuurnummers. Niet voor niets is een online boekhoudprogramma bedoeld om jouw (administratieve) werk gemakkelijker te maken.

Meest populaire boekhoudsoftware voor zzp

Mijn beste tip?

Hoe ga je jouw factuurnummer bepalen?

Natuurlijk kun je bij het opzetten van jouw administratie wel instellen hoe het factuurnummer bepaald moet worden. Kies je voor 001, 2020-0001, 20001 of voor 2020001? Deze keuze maak je eenmalig; daarna valt er weinig aan te passen. Kies je voor een factuurnummer dat begint met het jaartal, let er bij de opbouw van deze nummering op dat je voldoende ruimte houd om opvolgend te kunnen blijven doornummeren. Want: begin je met factuurnummer 202001, dan zal het laatst mogelijke factuurnummer 202099 zijn. Je kunt dus in 2020 maar maximaal 99 opvolgende facturen maken. Heb jij de ambitie om (veel!) meer facturen te versturen, dan is het verstandiger om voor 2020001 of zelfs 20200001 te kiezen. Dan kan je voorlopig lekker doornummeren!

Nieuw boekjaar

Als je een jaarafsluiting voor de boekhouding hebt gedaan en je begint te werken in een nieuw boekjaar, dan moet vaak ook de factuurnummering worden aangepast. Als jij een jaartal in de nummering gebruikt, dan zal je dat moeten aanpassen.

Voorbeeld factuurnummer op factuur

Hoe omgaan met creditfacturen

Maar wat nu als een factuur door jouw klant, om wat voor reden dan ook, niet betaald wordt? In dat geval kun je die factuur niet zomaar verscheuren. Dan zou er namelijk een gat in de boekhouding ontstaan. Is een klant failliet gegaan of weigert een klant jouw factuur te betalen omdat er een verkeerd bedrag op staat? Dan moet je deze factuur dus crediteren. Dit betekent dat je een nieuwe factuur maakt, met een negatief bedrag. En let op: die factuur krijgt vervolgens weer een nieuw opvolgnummer. Daardoor klopt jouw boekhouding exact.