Adresgegevens juist adresseren

19 september 2023
Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Door Johan Ooms

Zo zet je de juiste adresgegevens van klant op de offerte

Een adres is een verzameling van informatie die nodig is om een persoon, ​​huis, gebouw, kantoor of bedrijf te lokaliseren. Deze adresgegevens noemen we afgekort ook wel de NAW-gegevens, waarbij de N staat voor Naam, A voor Adres en de W voor Woonplaats. Het adres van de klant (geadresseerde) is een verplicht onderdeel op alle zakelijke correspondentie, zoals een brief, e-mail, factuur of offerte.

Een offerte naar het adres van een potentiële klant versturen? Een veel gestelde vraag is dan: hoe ziet een correcte adresvermelding eruit en wat zijn de richtlijnen van adresgegevens?

Mijn beste tip?

Een onmisbare tool gebruiken voor zowel starters als alle zzp'ers:
  • Vergelijk e-Boekhouden
  • Mijn review:
    4.8/5
  • Offertes in huisstijl
  • Status offertes volgen
  • Incl. boekhouden
  • Helpdesk:
    Uitstekend
  • 0 .00 maand

  • Vergelijk Rompslomp
  • Mijn review:
    4.7/5
  • Offertes in huisstijl
  • Status offertes volgen
  • Incl. boekhouden
  • Helpdesk:
    Goed
  • 7 .50 maand

  • Vergelijk Moneybird
  • Mijn review:
    4.7/5
  • Offertes in huisstijl
  • Status offertes volgen
  • Incl. boekhouden
  • Helpdesk:
    Goed
  • 14 .00 maand

Adresseer zakelijke correspondentie altijd zo precies, gericht en volledig mogelijk. Ook op je offerte! Hou hierbij de volgende volgorde en richtlijnen in acht:

Volgorde adresregels

  1. De bedrijfsnaam
  2. (Eventueel de naam van de afdeling)
  3. De naam van de ontvanger
  4. Het volledige (post)adres met:
    a. straatnaam en huisnummer (en eventuele toevoeging);
    b. of postbus en postbusnummer;
    c. of antwoordnummer
  5. Postcode en plaatsnaam
  6. (Eventueel het land van bestemming)

Toelichting op de adresregels

1. Schrijfwijze bedrijfsnaam
De naam van het bedrijf of organisatie juist schrijven is wel duidelijk. Wel roept het vragen op als het om een besloten vennootschap (BV) gaat. Schrijf je dat op als BV of B.V., bv of b.v.? Het meest gebruikelijk is BV met hoofdletters en zonder puntjes. Hetzelfde geldt voor naamloze vennootschap (NV):

  • Voorbeeld: Mourik BV

2. Schrijfwijze afdeling
Gericht aan een afdeling en/of functie zijn met een hoofdletter:

  • Voorbeeld 1: Personeelszaken
  • Voorbeeld 2: Afdeling Verkoop
  • Voorbeeld 3: Hoofd afdeling Administratie

3. Schrijfwijze naam van de ontvanger
Beginnen met de aanduiding ’ter attentie van’ of ’t.a.v.’ is niet gebruikelijk. Begin met de aanschrijftitels ‘De heer’ of ‘Mevrouw’ en schrijf dit voluit en voeg daarna in elk geval de voornaam of de initiaal toe. Gebruik geen afkortingen als dhr. of mw. Academische titels (Nederlandstalig) worden wel afgekort in kleine letters met een punt erachter:

  • Voorbeeld 1: De heer M. Verweerd
  • Voorbeeld 2: De heer Jan van Arckel
  • Voorbeeld 3: De heer prof. dr. J. van Ecyk
  • Voorbeeld 4: Mevrouw Agnes Hoogendoorn
  • Voorbeeld 5: De heer of mevrouw P. Ruisberg

4. Schrijfwijze (post)adres
Hier vermeld je de straatnaam met huisnummer en eventuele toevoeging. Als je naar een postbus of antwoordnummer stuurt hoeft er geen straatnaam bij geschreven te worden:

  • Voorbeeld 1: Industrieweg 108
  • Voorbeeld 2: Postbus 123

5. Schrijfwijze postcode en plaatsnaam
Bij het vermelden van de postcode komt er 1 spatie tussen de cijfers en letters van de postcode en 2 spaties tussen de postcode en plaatsnaam. Schrijf de plaatsnaam, woonplaats of vestigingsadres volledig in HOOFDLETTERS:

  • Voorbeeld: 1234 AB  PLAATSNAAM

6. Schrijfwijze land van bestemming
Bij buitenlandse correspondentie schrijf je de landnaam voluit in HOOFDLETTERS en in het Engels op de laatste regel:

  • Voorbeeld: GERMANY

Voorbeelden adresgegevens op zakelijke correspondentie

Voorbeeld NAW adresgegevens op zakelijke correspondentie

Voorbeeld van een bedrijfsadres

Is de ontvanger een bedrijf? Hier is een voorbeeld van adresgegevens voor iemand binnen een afdeling van een bedrijf:

Segno d’Arte BV
Afdeling Crediteurenadministratie
De heer A.P. van der Broek
Postbus 12345
2965 AG  ROOSENDAAL

Bouwbedrijf van Doorn
Personeelszaken
Ambachtsweg 25c
2218 BG  DEN-HELDER

Voorbeeld van particulier adres

Hier volgt een voorbeeld van hoe je een gewoon particulier adres opmaakt met de correcte NAW-gegevens:

Mevrouw S. Rikkoert
Julianastraat 37
5964 BT  SCHOONHOVEN

Adresgegevens voorbeeld van buitenlands adres

Moet de zakelijke correspondentie, zoals een offerte of factuur, de grens over naar het buitenland? Hoewel de specifieke adressering per land verschillen, heb ik hier een voorbeeld van adresgegevens in het Engels en in het Duits:

Engels adres

WAINGRO UK
1A Shepherdess Walk
London
N1 7QE
ENGLAND

Duits adres

TA Trust Agents Internet GmbH
Frau H. Vüller
Friedenstraße 34a
10459 BERLIN
GERMANY

Let op dat ook jouw bedrijfsadres vermelden verplicht is

Bedrijfsadres voorbeeld op brief

Naast kloppende adresgegevens van de klant, is het ook belangrijk dat de gegevens van jouw bedrijf en bedrijfsadres correct op alle zakelijke correspondentie staat.

Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer enige jaren enthousiast zzp’er en heb ZZPcentrum opgericht om mijn administratieve kennis met tips, tools, checklists en voorbeelden over allerlei aspecten van het zelfstandig ondernemen met u te delen”

Mijn beste tip? Zet zo eenvoudig jouw offertetraject op

Voorbeeld offerteprogramma

Gratis offertes maken met e-Boekhouden.nl!

Gebruik als zzp’er direct vanaf de start een onmisbaar administratiepakket:

  • digitale offertes
  • facturatie & urenregistratie
  • automatische aangiftes
  • complete boekhoudoplossing
  • hulpvaardige helpdesk

Administratie, het moet… Weet je niet hoe en waar je moet beginnen? Vraag dan gratis op wat een boekhouder kost om jou (op weg) te helpen.

Gerelateerde tips

Gratis offerte maken

Gratis offerte maken

Hoe kan je een gratis offerte maken? Net gestart als zzp en nu je eerste offerte opstellen voor een potentiële opdracht en dan het liefst gratis? Er zijn verschillende gratis methodes voor het maken van een offerte als prijsopgave, deze zijn met een paar voorbeelden...

Lees meer
Offerte maken

Offerte maken

Wat is een offerte en hoe ga ik een offerte maken? Als zzp'er of freelancer een effectieve offerte maken? Een offerte is een prijsopgave waarin gespecificeerd staat omschreven voor welke prijs je producten gaat leveren of welke diensten je gaat uitvoeren en welke...

Lees meer
Download offerte voorbeeld 02

Gratis offerte downloads