Zo zet je de juiste adresgegevens van klant op de offerte
Een adres is een verzameling van informatie die nodig is om een persoon, huis, gebouw, kantoor of bedrijf te lokaliseren. Deze adresgegevens noemen we afgekort ook wel de NAW-gegevens, waarbij de N staat voor Naam, A voor Adres en de W voor Woonplaats. Het adres van de klant (geadresseerde) is een verplicht onderdeel op alle zakelijke correspondentie, zoals een brief, e-mail, factuur of offerte. Een offerte naar het adres van een potentiële klant versturen? Een veel gestelde vraag is dan: hoe ziet een correcte adresvermelding eruit en wat zijn de richtlijnen van adresgegevens?
Mijn beste tip?
Een onmisbare tool voor starters en alle zzp'ers:Adresseer zakelijke correspondentie altijd zo precies, gericht en volledig mogelijk. Ook op je offerte! Hou hierbij de volgende volgorde en richtlijnen in acht:
Volgorde adresregels
- De bedrijfsnaam
- (Eventueel de naam van de afdeling)
- De naam van de ontvanger
- Het volledige (post)adres met:
a. straatnaam en huisnummer (en eventuele toevoeging);
b. of postbus en postbusnummer;
c. of antwoordnummer - Postcode en plaatsnaam
- (Eventueel het land van bestemming)
Toelichting op de adresregels
1. Schrijfwijze bedrijfsnaam
De naam van het bedrijf of organisatie juist schrijven is wel duidelijk. Wel roept het vragen op als het om een besloten vennootschap (BV) gaat. Schrijf je dat op als BV of B.V., bv of b.v.? Het meest gebruikelijk is BV met hoofdletters en zonder puntjes. Hetzelfde geldt voor naamloze vennootschap (NV):
- Voorbeeld: Mourik BV
2. Schrijfwijze afdeling
Gericht aan een afdeling en/of functie zijn met een hoofdletter:
- Voorbeeld 1: Personeelszaken
- Voorbeeld 2: Afdeling Verkoop
- Voorbeeld 3: Hoofd afdeling Administratie
3. Schrijfwijze naam van de ontvanger
Beginnen met de aanduiding ’ter attentie van’ of ’t.a.v.’ is niet gebruikelijk. Begin met de aanschrijftitels ‘De heer’ of ‘Mevrouw’ en schrijf dit voluit en voeg daarna in elk geval de voornaam of de initiaal toe. Gebruik geen afkortingen als dhr. of mw. Academische titels (Nederlandstalig) worden wel afgekort in kleine letters met een punt erachter:
- Voorbeeld 1: De heer M. Verweerd
- Voorbeeld 2: De heer Jan van Arckel
- Voorbeeld 3: De heer prof. dr. J. van Ecyk
- Voorbeeld 4: Mevrouw Agnes Hoogendoorn
- Voorbeeld 5: De heer of mevrouw P. Ruisberg
4. Schrijfwijze (post)adres
Hier vermeld je de straatnaam met huisnummer en eventuele toevoeging. Als je naar een postbus of antwoordnummer stuurt hoeft er geen straatnaam bij geschreven te worden:
- Voorbeeld 1: Industrieweg 108
- Voorbeeld 2: Postbus 123
5. Schrijfwijze postcode en plaatsnaam
Bij het vermelden van de postcode komt er 1 spatie tussen de cijfers en letters van de postcode en 2 spaties tussen de postcode en plaatsnaam. Schrijf de plaatsnaam, woonplaats of vestigingsadres volledig in HOOFDLETTERS:
- Voorbeeld: 1234 AB PLAATSNAAM
6. Schrijfwijze land van bestemming
Bij buitenlandse correspondentie schrijf je de landnaam voluit in HOOFDLETTERS en in het Engels op de laatste regel:
- Voorbeeld: GERMANY
Voorbeelden adresgegevens op zakelijke correspondentie
Voorbeeld van een bedrijfsadres
Is de ontvanger een bedrijf? Hier is een voorbeeld van adresgegevens voor iemand binnen een afdeling van een bedrijf:
Segno d’Arte BV
Afdeling Crediteurenadministratie
De heer A.P. van der Broek
Postbus 12345
2965 AG ROOSENDAAL
Bouwbedrijf van Doorn
Personeelszaken
Ambachtsweg 25c
2218 BG DEN-HELDER
Voorbeeld van particulier adres
Hier volgt een voorbeeld van hoe je een gewoon particulier adres opmaakt met de correcte NAW-gegevens:
Mevrouw S. Rikkoert
Julianastraat 37
5964 BT SCHOONHOVEN
Adresgegevens voorbeeld van buitenlands adres
Moet de zakelijke correspondentie, zoals een offerte of factuur, de grens over naar het buitenland? Hoewel de specifieke adressering per land verschillen, heb ik hier een voorbeeld van adresgegevens in het Engels en in het Duits:
Engels adres
WAINGRO UK
1A Shepherdess Walk
London
N1 7QE
ENGLAND
Duits adres
TA Trust Agents Internet GmbH
Frau H. Vüller
Friedenstraße 34a
10459 BERLIN
GERMANY
Let op dat ook jouw bedrijfsadres vermelden verplicht is
Naast kloppende adresgegevens van de klant, is het ook belangrijk dat de gegevens van jouw bedrijf en bedrijfsadres correct op alle zakelijke correspondentie staat.
