Offerte maken

Wat is een offerte en hoe ga ik een offerte maken?

Als zzp’er of freelancer een effectieve offerte maken? Een offerte is een prijsopgave waarin gespecificeerd staat omschreven voor welke prijs je producten gaat leveren of welke diensten je gaat uitvoeren en welke voorwaarden hieraan verbonden zijn. Dit geeft duidelijkheid en zekerheid.

De vraag is dan: Hoe ga je een offerte maken die met een akkoord opdracht gaat worden? In dit artikel heb ik een stapsgewijze handleiding gemaakt hoe je het beste het offertetraject kan aanpakken, zodra je een offerteaanvraag hebt ontvangen.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

Een offerte kan als opdrachtovereenkomst op verschillende manieren door de klant worden aangevraagd en door jou worden aangeboden. Deze kan bestaan uit een brief, in factuurvorm of een e-mail met een paar regels tekst. Het kan ook een uitgebreid boekwerk vormen met technische omschrijvingen, tekeningen en specificaties of een aanvraagformulier op de website.

Moet je een offerte maken voor een klant en is het duidelijk wat jouw klant van je verwacht? Dan kun je gaan starten met de prijsopgave te gaan maken. Veel gestelde vragen zijn dan: wat is gebruikelijk om in een offerte te zetten? Moet je de btw vermelden? Hoe zorg ik dat mijn prijsopgave opdracht wordt? Wat zou voor mij een geschikte oplossing zijn om eenvoudig en professioneel een prijsopgave op te stellen?

Jouw verkoopofferte moet persoonlijk zijn, concreet, goed onderbouwd en biedt inzicht in de kosten, werkzaamheden en planning. Voor het opstellen van een geldige verkoopofferte gelden in tegenstelling tot een factuur geen wettelijke eisen waar je aan moet voldoen. Vergroot zelf de winkans van je offerte met de volgende richtlijnen en tips.

Wat zet je allemaal in een offerte?

Een offerte heeft een aantal basis kenmerken welke niet mogen ontbreken en moeten voorzien van zijn van de volgende elementen:

Basis elementen offerte maken

• jouw bedrijfsgegevens;
• adresgegevens van jouw klant;
• datum van de offerte;
• offertenummer;
• geldigheidsduur (vervaldatum) van de offerte;
• inleidende tekst;
• samenvatting van de producten en aantallen of planning van werkzaamheden die worden aangeboden;
• contractduur: is er sprake van een abonnement of eenmalige opdracht;
• jouw prijs of uurtarief;
• btw (omzetbelasting);
• een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden;
• geldige ondertekening: zorg dat de prijsopgave ondertekend kan worden, in Nederland moet een gevolmachtigde van het bedrijf offertes ondertekenen, bij consumenten moet de ondertekenaar volwassen zijn.

Aanvullende elementen

• klantreferentie;
• begeleidend schrijven;
• betalingsconditie;
• leveringstermijn;
• leveringsconditie;
• eventuele korting.

Het is belangrijk om de juiste structuur aan te houden om je document beter leesbaar te maken. Er is een standaardindeling voor zakelijke documenten die er ongeveer zo komen uit te zien in de opbouw ervan:

1. Koptekst: Vermeld je bedrijfsnaam, bedrijfsgegevens, btw-id, offertenummer en datum en de naam van de ontvanger. Zet duidelijk het woord ‘Offerte’ bovenaan de pagina.

2. Omschrijving: Beschrijf de voorgestelde goederen of diensten en verstrek prijsinformatie.

3. Voettekst: Vermeld het totale bedrag van alles, ook de btw zoals het btw-tarief en het btw-bedrag. Beschrijf ook duidelijk de geldigheid van de offerte en de betalingsvoorwaarden. Bied als laatste een call-to-action aan, zoals hun handtekening.

Hoe gerichter jouw offerte aansluit op de wens van de klant, hoe meer kans op de order.

Woorden zijn niet altijd voldoende om jouw product of dienst die je wilt gaan uitvoeren te beschrijven. Overweeg in dit geval een paar foto’s of plattegronden van jouw product op te nemen. Dit zal je klant meer duidelijkheid geven.

Ook niet onbelangrijk bij een offerte maken, is de typografie. Typografie is alles wat hoort bij het opmaken van teksten. Om ervoor te zorgen dat jouw inhoud de focus van jouw prijsopgave is, moet jouw tekst professioneel en gemakkelijk te lezen zijn. Dit is waarom ook het juiste lettertype kiezen een cruciaal onderdeel is van zakelijk schrijven. De kunst is om tekst op een leesbare en aansprekende manier te ordenen. Het moment waarop je informatie aanbiedt, en ook aan wie je het presenteert, heeft invloed op hoe je ontvanger het waarneemt.

Moet je de btw vermelden in een prijsopgave?

Naast het duidelijk vermelden welke werkzaamheden of artikelen er binnen de prijsopgave vallen, is ook de btw vermelden een belangrijk onderdeel op de offerte. Btw is een belasting toegevoegde waarde (omzetbelasting) die je aan jouw klanten bereken over de prijs voor geleverde goederen of verleende diensten. Voor jouw als ondernemer geldt dat je de omzetbelasting moet afdragen bij verkopen en vaak kunt terugvorderen bij inkopen.

Offerte aan particulier is altijd inclusief btw
Voor consumenten en particulieren is de btw een onderdeel van de prijs. Als een ondernemer dus een prijsopgave uitbrengt of producten aanbied via een webwinkel moet dat ALTIJD inclusief btw zijn. De prijs alleen exclusief omzetbelasting vermelden mag niet.

Het komt nog maar al te vaak voor dat een prijsafspraak aan de consument was: het bedrag is NETTO, inclusief montage en reiskosten. Na oplevering krijgen ze een rekening waar nog eens de btw overheen is berekend. Dat mag dus niet. Dus ga je een offerte maken voor een particulier, gebruik dan altijd de btw!

Offerte aan ondernemers mag incl. of excl. btw
Ondernemers kunnen onderling wel prijzen ex btw vermelden en hanteren, mits dit vooraf duidelijk wordt gecommuniceerd. Handig is dus om gewoon duidelijk te vermelden dat het totaal bedrag inclusief of exclusief btw is.

We kunnen zeggen: wees altijd zo concreet mogelijk in jouw verkoopofferte. Zo weet de klant, zowel zakelijk als particulier, waar hij aan toe is.

Voorbeelden van btw in een offerte

Bedrijfsgegevens moeten verplicht op de offerte

Je bent bij wetgeving verplicht om bepaalde bedrijfsgegevens te vermelden op al je zakelijke correspondentie, met uitzondering van reclame-uitingen. Onder bedrijfscorrespondentie vallen brieven, e-mailberichten, offertes, facturen, brochures en bedrijfswebsite. De volgende bedrijfsgegevens ben je dan ook verplicht te vermelden op jouw offerte:

• Jouw handelsnaam van de onderneming
• KVK-nummer
• Btw-id

Let op dat een offerte maken zonder vermelden van deze verplichte gegevens wel een strafbaar feit is!

Vermelding van de volgende bedrijfsgegevens is niet verplicht, maar wel duidelijk voor jouw (potentiële) klanten:

• Vestigings- of correspondentieadres, inclusief bijbehorende postcode en vestigingsplaats
• Telefoonnummer, e-mailadres en website
• IBAN-nummer (bankrekeningnummer)

Wat zet je als offertenummer op offerte?

Het offertenummer is een uniek nummer voor iedere offerte die je uitbrengt. De offertenummering kan een combinatie zijn van letters en cijfers. Hier ben je vrij in om te bepalen hoe je dit gaat doen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de nummering te starten met het jaartal, opgevolgd door een cijferreeks. De opbouw van de nummering ziet er dan als volgt uit:

2024001
2024002
2024003
enz..

Als er met eventuele aangepaste versies van offertes wordt gewerkt, kun je er ook voor kiezen om deze een uniek versienummer mee te geven. Deze nummering kan er dan zo komen uit te zien:

2024-001-V1
2024-002-V1, 2024-002-V2, 2024-002-V3
2024-003-V1
enz..

Bij het omzetten van de offerte naar factuur dient het nummer voor de duidelijkheid wel te worden vermeld op de factuur.

Hoe en waarmee ga je een offerte maken?

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het opstellen van een verkoopofferte. Heb jij maar af en toe een offerteaanvraag? Deze prijsopgave zou je dan kunnen schrijven met een office-programma, zoals bijvoorbeeld Word van Microsoft Office 365. Ik heb verschillende templates en sjablonen van een offerte in Word, Word online en Google Docs gemaakt die je gratis kunt downloaden en gebruiken:

Gratis offerte maken in Word

Met Word Online
Offerte maken in Google Docs

Bij veel offerteaanvragen zou een mogelijkheid kunnen zijn om dit gemakkelijk en automatisch via een offertemodule in een online boekhoudprogramma te verzorgen. De prijsopgave kan bij opdracht gelijk worden omgezet naar een factuur en verwerkt worden in de boekhouding. Kan ik zeker aanraden!

Tip: Offerte maken met offerteprogramma  

Uitgelicht: Hoe kan je een offerte maken met een gratis offerteprogramma?

Voorbeelden van offertes bekijken ter inspiratie

Zorg uiteraard voor een aantrekkelijke prijsopgave en besteed aandacht aan de opmaak: hou het overzichtelijk en schrijf met korte en duidelijke zinnen, zonder ingewikkelde vaktermen. Maak de offerte ook in de jouw huisstijl van jouw onderneming. Dit zorgt voor meer herkenning bij de ontvanger. Is een offerte maken nog lastig voor jou en weet je niet hoe je een begin moet maken? Bekijk dan eerst ter inspiratie verschillende voorbeelden van een verkoopofferte als opdrachtovereenkomst.

Je krijgt nooit een tweede kans om een ​​eerste indruk te maken.

Indien de klant de prijsopgave binnen de geldigheidstermijn heeft aanvaard, is er sprake van een overeenkomst die bindend is. Hou er rekening mee dat een bindende overeenkomst ook tot stand kan komen zonder handtekening.

Verstuur de offerte met begeleidend schrijven

Je offerte is gemaakt en wil je deze nu direct via e-mail naar de klant versturen? Belangrijk is dan ook om de aanvrager te bedanken voor de aanvraag. Bekijk voorbeeldtekst voor het schrijven van een offertemail als reactie op een offerteaanvraag van een klant. Vergeet als laatste de offerte niet als bijlage bij te voegen!

Succes met jouw eigen offerte maken!