Voorbeeldtekst voor e-mail bij versturen offerte

30 augustus 2022
Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers
Johan Ooms

Begeleidend schrijven

Een offerte via e-mail naar een potentiële klant versturen en je zoekt hiervoor een begeleidende tekst? Tegenwoordig worden er veel offertes via e-mail verstuurt. Voor veel ondernemers en vooral voor startende zzp’ers blijkt het dan vaak lastig om een offerte met de juiste begeleidende tekst te schrijven en te versturen. Ik heb wat voorbeeldteksten geschreven om jouw op weg te helpen.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

 

Moet ik de inhoud van de tekst formeel houden? Of hou ik het juist informeel? Een vraag is dan: voor wie schrijf je en welke band heb je met je lezer? Dat bepaalt voor een groot deel of je formeel of informeel schrijft. Een goed gekozen begeleidende tekst in een e-mail kan meer kans van slagen geven dat de offerte die je naar de potentiële klant stuurt ook daadwerkelijk een opdracht wordt.

Er zijn verschillende manieren om e-mails op te maken en in te delen. Bij het opstellen is het vooral belangrijk dat je kort en bondig bent en dat je de tekst op een overzichtelijk manier opbouwt. Hieronder een paar voorbeelden van teksten die je zou kunnen gebruiken om te beantwoorden.

Voorbeeld versturen offerte via e-mail

Voorbeeld van versturen offerte via e-mail

Voorbeeldteksten begeleidend schrijven in e-mail

Inhoud algemeen

– – – – –

Van: naam@mijnbedrijf.nl
Aan: klant@voorbeeldtekst.nl
Cc:
Bijlage: Offerte-5067-3.pdf
Onderwerp: Offerte voor aanvraag voorbeeldtekst

Geachte heer (of mevrouw?) [NAAM KLANT]

Hartelijk dank voor uw offerte aanvraag. Met genoegen bieden wij u vrijblijvend onze prijsopgave aan. Deze treft u in de bijlage aan. Heeft u vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze offerte, neem dan gerust contact met mij op.

Wilt u bij akkoord de offerte ondertekenen en aan mij terugsturen?

Met vriendelijke groet,

[JOUW NAAM]
[JOUW ZAKELIJKE E-MAIL HANDTEKENING]

Bijlage: Offerte en Algemene Voorwaarden

– – – – –

Voorbeeldtekst naar aanleiding (telefonisch) gesprek

– – – – –

Van: naam@mijnbedrijf.nl
Aan: klant@voorbeeldtekst.nl
Cc:
Bijlage: Offerte-5067-4.pdf
Onderwerp: Offerte voor aanvraag voorbeeldtekst

Geachte heer (of mevrouw?) [NAAM KLANT]

Hierbij ontvangt u naar aanleiding van ons gesprek van [DATUM] jl. de offerte waarin u kunt lezen hoe ons product zal aansluiten op de door u aangegeven doelstellingen en wensen.

Ik kijk uit naar uw reactie op de offerte. Volgende week hoop ik contact met u op te nemen om deze verder door te spreken en eventuele vragen te beantwoorden. Heeft u eerder vragen, bel of mail mij gerust.

Met vriendelijke groet,

[JOUW NAAM]
[JOUW ZAKELIJKE E-MAIL HANDTEKENING]

Bijlage: Offerte en Algemene Voorwaarden

– – – – –

Tip: Mail beantwoorden op een onderscheidende manier

De offerte aanvrager beantwoorden door te beginnen met ‘geachte’ of ‘beste’ gevolgd door de naam in de mail is goed en netjes. Je kunt ook voor een onderscheidende manier kiezen. Bijvoorbeeld door te openen met: ‘Hartelijk dank voor de offerteaanvraag, mevrouw (of mijnheer) Verweerd’

Belangrijk om te weten

Bijlage toevoegen

De prijsofferte en jouw algemene voorwaarden kan je gelijk als bijlage of attachment in PDF-formaat met de e-mail meesturen. Geef de bestanden die je meestuurt wel een duidelijke naam zodat de ontvanger gelijk ziet welke documenten zijn bijgesloten. Niet vergeten om ze bij te sluiten!

Onderwerp van e-mail

Het onderwerp is ook een belangrijk onderdeel van een mail die je verstuurt. Op basis van het onderwerp kan de ontvanger namelijk gelijk jouw bericht in zijn mailbox herkennen.

Spelfouten

Let op spelfouten! Het is belangrijk om de spelling heel goed te controleren voordat je de prijsopgave met begeleidende tekst via e-mail verstuurt. Met taalfouten kom je namelijk niet secuur en professioneel over en loop je kans om de opdracht mis te lopen.

Vergeet de bijlage dus niet!

Offerte in bijlage naar klant e-mailen

Tip: Offerteprogramma gebruiken

Automatiseer met een boekhoudprogramma het genereren van offertes voor de producten en diensten die je aanbiedt en stuur ze rechtstreeks naar jouw klanten met begeleidend schrijven. Wanneer de taak voltooid is, genereer en verstuur je automatisch een factuur van de offerte en wordt je sneller betaald.

Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb ZZPcentrum opgericht om mijn administratieve kennis met informatie, tips, downloads en voorbeelden over allerlei aspecten van het zelfstandig ondernemen met u te delen”

Mijn beste tip? Zet zo eenvoudig jouw offertetraject op

Voorbeeld offerteprogramma

Gratis offertes maken!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • offertes & factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Boekhouden hoort bij ondernemen. Nog te ingewikkeld voor jouw? Vraag vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Offerte maken

Offerte maken

Wat is een offerte en hoe ga ik een offerte maken? Als zzp'er of freelancer een effectieve offerte maken? Een offerte is een prijsopgave waarin gespecificeerd staat omschreven voor welke prijs je producten gaat leveren of welke diensten je gaat uitvoeren en welke...

Lees meer
Word offerte maken

Word offerte maken

Gratis en eenvoudig een Word offerte maken Tegenwoordig beschikt iedere computer of laptop wel over Microsoft Word. Het is een ideaal programma om te gebruiken voor tekstverwerking. Maar wist je dat je Word ook heel goed kunt gebruiken om offertes mee te maken? In dit...

Lees meer
Download offerte voorbeeld

Gratis offerte downloads