Word offerte maken

Gratis en eenvoudig een Word offerte maken

Tegenwoordig beschikt iedere computer of laptop wel over Microsoft Word. Het is een ideaal programma om te gebruiken voor tekstverwerking. Maar wist je dat je Word ook heel goed kunt gebruiken om offertes mee te maken? In dit artikel lees je er alles over en kun je gratis gebruik maken van een offertesjabloon voor het maken van een Word offerte.

Mijn beste tip?

Een onmisbare tool voor starters en alle zzp'ers:

Ben jij handig met de computer, dan is het maken van een offerte helemaal niet moeilijk. Je kunt bijvoorbeeld tabellen invoegen waar je jouw werkzaamheden of producten, jouw uren en jouw prijzen in kunt zetten. Natuurlijk kun je in het programma ook afbeeldingen toevoegen – denk aan jouw logo – zodat het een persoonlijke en professionele prijsopgave wordt. Onderaan kun je voor het gemak een rijtje met stippellijntjes plaatsen, zodat de prospect precies weet waar hij zijn handtekening moet zetten om akkoord te geven op de offerte. Kortom: er is veel mogelijk.

Gratis Word-offertesjabloon gebruiken

Nog gemakkelijker is het echter om een kant-en-klare sjabloon te gebruiken. Download gratis de vooraf ingevulde Word offerte, die je – na het downloaden – kunt aanpassen naar jouw eigen huisstijl en gegevens. Een voorbeeld bevat al voorbeeldtest die je zo toe zou kunnen passen in jouw prijsopgaaf.

Tip: Verstuur jouw offerte nooit als Word-document naar de prospect. De ontvanger kan dan namelijk aanpassingen in jouw prijsopgave maken. Sla het document altijd op als PDF-document, zodat het bestand niet aangepast kan worden.

Download gratis template van een Word offerte

Wat zijn de voordelen van offertes maken in Word?

Waarom kiezen voor een tekstverwerkingsprogramma voor het maken van jouw offertes? Dit zijn de belangrijke voordelen op een rij:

• Het is gratis;
• Het is gemakkelijk in gebruik;
• Je kunt jouw offerte er professioneel uit laten zien;
• Je kunt offertes zelf (per e-mail) als PDF-offerte versturen.

Wat zijn de nadelen van een Word offerte?

Toch heeft Word voor het maken van een offerte ook een aantal nadelen, zeker ten opzichte van een online offerteprogramma. Het is namelijk redelijk tijdrovend. Met een offerteprogramma worden verschillende delen van het offerteproces geautomatiseerd. Zaken als lay-out, vormgeving en personalisatie worden automatisch voor je geregeld. Ook hoef je nooit meer jouw eigen bedrijfsgegevens te copy-pasten: deze zet het offerteprogramma namelijk op iedere offerte. En de prijsopgave kun je vanuit het programma direct versturen.

Kies je voor een Word offerte, dan moet je dit allemaal handmatig doen. Verder betekent een offerte gemaakt in Word minder gemak voor de prospect. De prospect moet de offerte namelijk printen, zijn handtekening zetten, het document inscannen en de getekende offerte naar je mailen. Met een online offerteprogramma kun je jouw prijsopgave online laten accepteren. Dat is gemakkelijker én sneller, voor zowel jou als voor de klant.

Wat zijn de gratis alternatieven voor Word?

Heb jij geen Word? Het is dan wel het meest gebruikte tekstverwerkingsprogramma maar erg duur in aanschaf. Microsoft biedt ook Word Online in Office Online aan. Dit is een gratis online versie van het kantoorprogrammapakket Office, waarmee je overal aan de slag kunt. Iets minder uitgebreid maar wel gratis.

Ook Google Documenten uit Google’s online office suite kan een gratis alternatief zijn om te gebruiken.

Zoals gezegd is er dus een snellere, gemakkelijkere en betere manier om jouw producten en diensten aan te bieden. In plaats van verschillende tools te gebruiken om offertes op te stellen en te verzenden, klantcontacten te beheren en de facturering af te handelen, kun je ook slechts één programma hiervoor gebruiken:

• Super eenvoudig je offertes online maken en versturen in jouw huisstijl.
• Je offerte digitaal laten ondertekenen
• Bijhouden welke offertes goedgekeurd zijn.
• Zet je offerte gemakkelijk om in een factuur.

 

Tip: Verstuur de Word offerte met begeleidend schrijven

Indien je de Word offerte eigen heb gemaakt met jouw bedrijfsgegevens en aanbieding voor de offerteaanvrager, dan kan deze naar de klant worden gemaild. Zorg er wel voor dat de klantgegevens van de offerteaanvrager met compleet adres op de offerte komen te staan. Dit is namelijk wel verplicht. Vaak is dan ook de vraag wat je als omschrijving in de mail gaat zetten om hem te kunnen versturen. Om jou hier mee op weg te helpen heb ik verschillende voorbeeldteksten voor begeleidend schrijven geschreven die je in de mail kunt gebruiken.