Een offerte maken en als PDF-document naar de klant mailen? PDF staat voor ‘Portable Document Format’ en is een door Adobe Systems ontwikkeld bestandstype die door de internationale organisatie voor standaardisering (ISO) wordt beheerd. Het is dé standaard als het gaat om drukwerk en zakelijk documenten zoals offertes en facturen digitaal uit te wisselen. Een PDF offerte maken?
Mijn beste tip?
Een onmisbare tool voor starters en alle zzp'ers:Het grote voordeel van een PDF-bestand is, dat als het bestand op welke computer dan ook wordt bekeken of wordt afgedrukt, de opmaak (lay-out) zal altijd behouden blijven en er hetzelfde uit blijven zien. Anders zouden opmaakfouten ontstaan door verschillen tussen tekstverwerkingsprogramma’s.
Er zijn uiteraard verschillende manieren voor het opstellen van een offerte. Zo kun je eenvoudig een offerte maken met het office-programma Word en deze opslaan als PDF-document.
Hoe maak ik een PDF offerte?
Een offerte als Word-bestand omzetten in PDF-formaat is eenvoudig. Dit kan door het volgen van de volgende 3 stappen:
Stap 1: Offerte template Word openen
Open het Word document van de offerte dat moet worden omgezet in een PDF offerte.
Stap 2: Opslaan als
Klik vervolgens op ‘Bestand’ en dan ‘Opslaan als’ en blader naar een map waar het document moet worden opgeslagen.
Stap 3: Opslaan
Vervolgens selecteer je bij het kopje: Opslaan als: PDF (*.pdf) en als laatste klik je op ‘Opslaan’.
Je hebt je offerte nu omgezet in een Portable Document Format.
Voorbeelden van weergave offerte in PDF
Offerte als document
De offerte kan als document op de computer worden opgeslagen en als bijlage via e-mail naar een afzender worden verzonden voor ondertekening. Bij openen van het bestand ziet de offerte er zo uit:
Online weergave van PDF offerte in je browser
Tip: Werk slimmer door gebruik te maken van offertesoftware. Deze handige tools maken ook gelijk een PDF van je opgemaakte offerte en zetten hem met begeleidende tekst klaar om direct naar de aanvrager te mailen. Er is offertesoftware van gespecificeerde en uitgebreide offertes maken tot simpele offertes. Groot voordeel is ook dat zodra de offerte is afgerond, deze direct kan worden omgezet in een factuur.
