Hoe ga ik netjes een offerte afwijzen?
Zowel particulieren als ondernemers wijzen offertes af. Dit kan om verschillende redenen gebeuren, denk aan te duur, te druk, te lange levertijd of gewoon een prijs willen weten. Of er nu een dienstenofferte, een productenofferte of een uitgebreide (meer gespecificeerde) offerte moet worden gemaakt: offertes maken kost altijd tijd, soms veel tijd. Je moet de exacte vraag van de aanvrager (prospect) boven tafel krijgen, eventueel met andere zzp’ers schakelen, natuurlijk een goed aanbod maken en tot slot de offerte professioneel afwerken. Maar wil je als ondernemer de order wel? Of wil jij als particulier de offerte afwijzen om wat voor reden dan ook?
Mijn beste tip?
Een onmisbare tool voor starters en alle zzp'ers:Je bent niet verplicht om op een offerte te reageren maar het is wel zo netjes. Wacht ook niet te lang met de offerte afwijzen, want hoe eerder duidelijkheid hoe beter. Gelukkig ben je hier, dus wil jij het ook netjes en snel afhandelen. Omdat het toch lastig blijft om dit op de juiste manier op te schrijven, heb ik een paar voorbeelden geschreven voor zowel ondernemers als particulieren om je op weg te helpen voor het vriendelijk bedanken en afwijzen van het ontvangen voorstel.
[voor ondernemers] Netjes de offerte afwijzen die is aangevraagd
Het is belangrijk om eerst te inventariseren of je kans gaat maken om de opdracht binnen te halen en of dat je de opdracht wel wil hebben. Heb ik er wel tijd voor? Heeft de prospect offertes bij andere bedrijven opgevraagd? Waarom heeft hij of zij contact met jou opgenomen? Is de aanvrager beslissingsbevoegd? Op welke termijn denkt de prospect de knoop door te hakken? Is er al een budget vastgesteld en zo ja, hoe groot is het budget? De belangrijkste reden om deze vragen te stellen is dat niet iedere offerteaanvraag een kans is.
Wellicht besluit je na het beantwoorden van deze vragen dat je toch liever geen voorstel maakt. Maar wat doe je als je een offerte aanvraag vriendelijk wilt afwijzen en nee moet verkopen?
- Bedank de prospect voor het aanvragen van de offerte;
- Geef in een paar korte zinnen aan waarom je helaas geen offerte wilt maken;
- Laat de deur open voor een mogelijke samenwerking in de toekomst;
- Geef de prospect de mogelijkheid om contact met je op te nemen.
Voorbeeld offerte afwijzen via e-mail
Voorbeeldtekst voor afwijzing offerte aanvraag via e-mail
Hieronder vind je een voorbeeldbrief voor een offerte afwijzen. Deze tekst kun je vervolgens als basis voor begeleidend schrijven in een e-mail gebruiken. Pas of vul hem zelf aan naar jouw situatie.
– – – – –
Geachte [NAAM OFFERTE AANVRAGER],
Bedankt voor uw offerte aanvraag!
Ik heb uitgebreid de tijd genomen om naar uw aanvraag te kijken, maar moet helaas concluderen dat ik niet mee kan dingen naar deze opdracht. De reden hiervoor is [REDEN]. Uiteraard hoop ik dat u voor de opdracht snel de juiste match vindt.
Mocht u in de toekomst andere opdrachten hebben waar u mij voor wilt inschakelen, neem dan gerust weer contact op.
Heeft u naar aanleiding van mijn uitleg nog vragen? Ik ben bereikbaar op [TELEFOONNUMMER] of via e-mail: [E-MAILADRES].
Met vriendelijke groet,
[JOUW NAAM]
[JOUW ZAKELIJKE E-MAIL HANDTEKENING]
– – – – –
[voor particulieren] Vriendelijk de toegestuurde offerte afwijzen
Heb jij van een bedrijf een offerte ontvangen en wil je deze offerte annuleren? Zorg dat de volgende punten in de brief aan bod komen:
- Bedank ze voor hun voorstel
- Wijs het aanbod duidelijk af
- Geef de reden van offerte afwijzen op
- Sluit de brief professioneel af
De algemene regel van een juiste afwijzing is beleefd en kort maar ook informatief en duidelijk. Dit zou je dan als voorbeeld kunnen schrijven in je mail:
– – – – –
Geachte heer (of mevrouw?) [NAAM BEDRIJF OF ONDERNEMER]
Op [DATUM] heeft u ons een offerte [OFFERTENUMMER] gestuurd, waarvoor onze dank. Helaas moeten wij u meedelen dat na goed vergelijk van meerdere offerteaanvragen hebben gekozen voor een andere partij. De belangrijkste reden was zeker niet de prijs, die was netjes, maar het ging om de levertijd die bij u een stuk langer ging duren.
Wij danken u nogmaals voor uw genomen tijd en moeite en mochten wij in de toekomst nog een klus hebben, dan kunnen we misschien weer wel zaken met elkaar doen, want u heeft in het verleden hier meerdere keren goed werk verricht.
Met vriendelijke groet,
[JOUW NAAM]
– – – – –
