Opdrachtbevestiging maken

5 september 2022
Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers
Johan Ooms

Hoe ga je een opdracht bevestigen?

Als zzp’er een opdrachtbevestiging maken als vervolg op een goedgekeurde offerte? Of verkoop jij artikelen via een webwinkel en wil jij een correcte bestelbevestiging maken voor bij een online bestelling? Veel gestelde vragen zijn dan: Hoe ziet een bevestiging van een opdracht eruit? Wat moet hier allemaal in komen te staan?

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

 

Opdrachtbevestiging, orderbevestiging, bestelbevestiging… verschillende benamingen voor hetzelfde doel: aan de klant een order of opdracht bevestigen die jij gekregen hebt. Zo leg je de opdracht vast die jij tussen jou en je klant bent overeengekomen. Hierin verwijs je dan naar de details van de opdracht (opdrachtbeschrijving).

Een opdrachtbevestiging maken? Dat betekent dat een klant jou een opdracht heeft gegund. De opdracht- en orderbevestiging beginnen met de klant te bedanken voor het gestelde vertrouwen door jou de opdracht of bestelling te gunnen is dan wel op zijn plaats. Deze bevestiging kan schriftelijk, per e-mail of in PDF-formaat verstuurd worden. Wees verder altijd duidelijk over de opdracht. Hoe? Onderstaand een paar mogelijkheden, vormen en voorbeelden en tekst ter inspiratie.

3 voorbeelden van een opdrachtbevestiging

1. Opdrachtbevestiging in factuurvorm

Je kunt een opdrachtbevestiging maken in factuurvorm. Deze lijkt in veel opzichten op de factuur die later wordt verstuurd en geeft herkenning aan de klant. Deze orderbevestiging, die gratis in Word kunt downloaden, kan er dan zo komen uit te zien voor bijvoorbeeld bij gebruik in de bouw:

Voorbeeld van een opdrachtbevestiging
Order bevestigen in factuurvorm

Wat is het verschil tussen een offerte, opdrachtbevestiging en een factuur?

Bovenstaand voorbeeld toont een opdrachtbevestiging die veel op een factuur lijkt maar het niet is. Hij geeft aan wat er tussen jou en de klant is afgesproken op de offerte. Na opdracht zal er dan een moment komen dat de klant moet gaan betalen. Dit kan zijn voordat je aan de klus gaat beginnen, halverwege vast een gedeelte en/of na het uitvoeren van de opdracht. Hiervoor stuur je een factuur. Op de factuur staat hoeveel er betaald dient te worden en binnen welk termijn.

Het kan voorkomen dat het afgesproken totaalbedrag op de offerte en orderbevestiging afwijkt met het uiteindelijke totaalbedrag op de factuur. Zo kan er bijvoorbeeld meerwerk zijn bijgekomen, extra onderdelen benodigd zijn enzovoort. Als dit het geval is, zorg dan dat dit duidelijk vooraf met de klant wordt gecommuniceerd. Eventueel met een extra offerte en bevestiging. Zo voorkom je hiermee voor jou en de klant verassingen achteraf.

2. Opdracht bevestigen via e-mail

Bij ondernemen in de zakelijke dienstverlening kan een opdracht eenvoudig bedankt en bevestigd worden door een e-mail te sturen zoals je in onderstaand voorbeeld kunt bekijken. Geef hierin wel een duidelijke beschrijving van de diensten die je zult gaan uitvoeren, de aanvangsdatum en uitvoering van de opdracht, etc.

Er zijn verschillende manieren om e-mails op te maken en in te delen. Hieronder een voorbeeldtekst die je ter inspiratie zou kunnen gebruiken om jouw opdracht te bevestigen.

Opdrachtbevestiging dienstverlening voorbeeld

Inhoud e-mail voor opdrachtbevestiging dienstverlening

– – – – –

Van: naam@mijnbedrijf.nl
Aan: voorbeeldtekst@klant.nl
Cc:
Bijlage: algemene-voorwaarden.pdf
Onderwerp: Voorbeeldtekst voor opdrachtbevestiging via mail
[clear]
Geachte heer (of mevrouw?) [NAAM KLANT]

Hartelijk dank voor de opdracht. Hierbij bevestig ik dat wij van [JOUW BEDRIJFSNAAM] op [DATUM] zijn overeengekomen om voor de prijs van [BEDRAG VAN OPDRACHT] (inclusief BTW) de volgende werkzaamheden bij u komen uitvoeren:

[UITGEBREIDE OPDRACHTBESCHRIJVING]

De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd op [DATUM].

Graag willen wij u nog even wijzen op de volgende praktische zaken:

Betaling
De betaling geschiedt bij oplevering per PIN. U ontvangt achteraf van ons de factuur. Dit is tevens uw garantiebewijs. U ontvangt 10 jaar garantie.

Algemene Voorwaarden
Op al onze werkzaamheden en leveringen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing welke zijn bijgevoegd.

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze opdrachtbevestiging, neem dan gerust contact met mij op.

Met vriendelijke groet,

[JOUW NAAM]
[JOUW ZAKELIJKE E-MAIL HANDTEKENING]

Bijlage: Algemene Voorwaarden

– – – – –

3. Orderbevestiging via e-mail bij online bestelling

Ga jij een webshop opzetten en beheren? Zodra er een aankoop gedaan is in jouw webwinkel, stuur je de klant een orderbevestiging via de mail. Deze orderbevestiging, ook wel bestelbevestiging genaamd, moet bij verkoop aan consumenten wel aan enkele richtlijnen voldoen. Een bestelbevestiging kan er dan zo als voorbeeld komen uit te zien:

Bestelbevestiging webwinkel [voorbeeld]
Bestelling webshop bevestigen

Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb ZZPcentrum opgericht om mijn administratieve kennis met informatie, tips, downloads en voorbeelden over allerlei aspecten van het zelfstandig ondernemen met u te delen”

Mijn beste tip? Zet zo eenvoudig jouw offertetraject op

Voorbeeld offerteprogramma

Gratis offertes maken!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • offertes & factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Boekhouden hoort bij ondernemen. Nog te ingewikkeld voor jouw? Vraag vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Word offerte maken

Word offerte maken

Gratis en eenvoudig een Word offerte maken Tegenwoordig beschikt iedere computer of laptop wel over Microsoft Word. Het is een ideaal programma om te gebruiken voor tekstverwerking. Maar wist je dat je Word ook heel goed kunt gebruiken om offertes mee te maken? In dit...

Lees meer
Adresgegevens juist adresseren

Adresgegevens juist adresseren

Zo zet je de juiste adresgegevens van klant op de offerte Een adres is een verzameling van informatie die nodig is om een persoon, ​​huis, gebouw, kantoor of bedrijf te lokaliseren. Deze adresgegevens noemen we afgekort ook wel de NAW-gegevens, waarbij de N staat voor...

Lees meer
Download offerte voorbeeld

Gratis offerte downloads