Opdrachtbevestiging maken

Hoe ga je een opdracht bevestigen?

Als zzp’er een opdrachtbevestiging maken als vervolg op een goedgekeurde offerte? Of verkoop jij artikelen via een webwinkel en wil jij een correcte bestelbevestiging maken voor bij een online bestelling? Veel gestelde vragen zijn dan: Hoe ziet een bevestiging van een opdracht eruit? Wat moet hier allemaal in komen te staan?

Mijn beste tip?

Een onmisbare tool gebruiken, voor zowel starters als alle zzp'ers:

Opdrachtbevestiging, orderbevestiging, bestelbevestiging… verschillende benamingen voor hetzelfde doel: aan de klant een order of opdracht bevestigen die jij gekregen hebt. Zo leg je de opdracht vast die jij tussen jou en je klant bent overeengekomen. Hierin verwijs je dan naar de details van de opdracht (opdrachtbeschrijving).

Een opdrachtbevestiging maken? Dat betekent dat een klant jou een opdracht heeft gegund. De opdracht- en orderbevestiging beginnen met de klant te bedanken voor het gestelde vertrouwen door jou de opdracht of bestelling te gunnen is dan wel op zijn plaats. Deze bevestiging kan schriftelijk, per e-mail of in PDF-formaat verstuurd worden. Wees verder altijd duidelijk over de opdracht. Hoe? Onderstaand een paar mogelijkheden, vormen en voorbeelden en tekst ter inspiratie.

3 voorbeelden van een opdrachtbevestiging

1. Opdrachtbevestiging in factuurvorm

Je kunt een opdrachtbevestiging maken in factuurvorm. Deze lijkt in veel opzichten op de factuur die later wordt verstuurd en geeft herkenning aan de klant. Deze orderbevestiging, die gratis in Word kunt downloaden, kan er dan zo komen uit te zien voor bijvoorbeeld bij gebruik in de bouw:

Wat is het verschil tussen een offerte, opdrachtbevestiging en een factuur?

Bovenstaand voorbeeld toont een opdrachtbevestiging die veel op een factuur lijkt maar het niet is. Hij geeft aan wat er tussen jou en de klant is afgesproken op de offerte. Na opdracht zal er dan een moment komen dat de klant moet gaan betalen. Dit kan zijn voordat je aan de klus gaat beginnen, halverwege vast een gedeelte en/of na het uitvoeren van de opdracht. Hiervoor stuur je een factuur. Op de factuur staat hoeveel er betaald dient te worden en binnen welk termijn.

Het kan voorkomen dat het afgesproken totaalbedrag op de offerte en orderbevestiging afwijkt met het uiteindelijke totaalbedrag op de factuur. Zo kan er bijvoorbeeld meerwerk zijn bijgekomen, extra onderdelen benodigd zijn enzovoort. Als dit het geval is, zorg dan dat dit duidelijk vooraf met de klant wordt gecommuniceerd. Eventueel met een extra offerte en bevestiging. Zo voorkom je hiermee voor jou en de klant verassingen achteraf.

2. Opdracht bevestigen via e-mail

Bij ondernemen in de zakelijke dienstverlening kan een opdracht eenvoudig bedankt en bevestigd worden door een e-mail te sturen zoals je in onderstaand voorbeeld kunt bekijken. Geef hierin wel een duidelijke beschrijving van de diensten die je zult gaan uitvoeren, de aanvangsdatum en uitvoering van de opdracht, etc.

Er zijn verschillende manieren om e-mails op te maken en in te delen. Hieronder een voorbeeldtekst die je ter inspiratie zou kunnen gebruiken om jouw opdracht te bevestigen.

Inhoud e-mail voor opdrachtbevestiging dienstverlening

– – – – –

Van: naam@mijnbedrijf.nl
Aan: voorbeeldtekst@klant.nl
Cc:
Bijlage: algemene-voorwaarden.pdf
Onderwerp: Voorbeeldtekst voor opdrachtbevestiging via mail
[clear]
Geachte heer (of mevrouw?) [NAAM KLANT]

Hartelijk dank voor de opdracht. Hierbij bevestig ik dat wij van [JOUW BEDRIJFSNAAM] op [DATUM] zijn overeengekomen om voor de prijs van [BEDRAG VAN OPDRACHT] (inclusief BTW) de volgende werkzaamheden bij u komen uitvoeren:

[UITGEBREIDE OPDRACHTBESCHRIJVING]

De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd op [DATUM].

Graag willen wij u nog even wijzen op de volgende praktische zaken:

Betaling
De betaling geschiedt bij oplevering per PIN. U ontvangt achteraf van ons de factuur. Dit is tevens uw garantiebewijs. U ontvangt 10 jaar garantie.

Algemene Voorwaarden
Op al onze werkzaamheden en leveringen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing welke zijn bijgevoegd.

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze opdrachtbevestiging, neem dan gerust contact met mij op.

Met vriendelijke groet,

[JOUW NAAM]
[JOUW ZAKELIJKE E-MAIL HANDTEKENING]

Bijlage: Algemene Voorwaarden

– – – – –

3. Orderbevestiging via e-mail bij online bestelling

Ga jij een webshop opzetten en beheren? Zodra er een aankoop gedaan is in jouw webwinkel, stuur je de klant een orderbevestiging via de mail. Deze orderbevestiging, ook wel bestelbevestiging genaamd, moet bij verkoop aan consumenten wel aan enkele richtlijnen voldoen. Een bestelbevestiging kan er dan zo als voorbeeld komen uit te zien:

Goed om te weten: Maak gebruik van boekhoudsoftware met een offertemodule. Hiermee kun je eenvoudig en efficiënt opdrachten bevestigen. Deze software biedt de mogelijkheid om automatisch goedgekeurde offertes om te zetten in bevestigingen, inclusief vooraf ingevulde tekst die je kunt aanpassen aan je specifieke behoeften.

Door gebruik te maken van een offertemodule in je boekhoudsoftware, bespaar je tijd en minimaliseer je de kans op fouten bij het opstellen van opdrachtbevestigingen. Dit kan helpen om het proces van het bevestigen van opdrachten soepeler en professioneler te laten verlopen.