Creditnota

Creditnota: wat is het en hoe werkt het?

Het is mogelijk dat je op een bepaald moment als ondernemer een creditnota tegenkomt die een klant naar jou heeft gestuurd of wilt sturen om een bepaalde reden. Ook kan het gebeuren dat je er zelf één moet maken.

Vaak zijn dan de vragen: wat is een creditnota, hoe werkt het en wat moet ik doen met een creditnota? In dit artikel leg ik je dit allemaal uit, met ook tips en een paar voorbeelden.

Mijn beste tip?

Een onmisbare tool gebruiken, voor zowel starters als alle zzp'ers:

Een creditnota, ook wel creditfactuur genoemd, is een factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van een factuurbedrag. Hij wordt gebruikt als correctiefactuur gebaseerd op een eerder verstuurde factuur. Een creditfactuur is een document dat aangeeft hoeveel geld je een klant schuldig bent. Het wordt uitgegeven voor goederen of diensten die zijn geretourneerd, geannuleerd, geruild of niet geaccepteerd door de klant en als er een factuurfout is gemaakt.

Creditnota’s zijn een belangrijk onderdeel van de administratie met het correct bijhouden van financiële transacties tussen klanten en bedrijven. De creditfactuur neem je dan ook net als een gewone verkoopfactuur of inkoopfactuur in de boekhouding op. Dit betekent dat jij de btw op deze nota ook terug mag vragen aan de Belastingdienst. Ga hier dus zorgvuldig mee om want ze doen gewoon mee en zijn belangrijk voor een sluitende administratie.

Vaak krijg ik ook de vraag: moet je creditfacturen bewaren? Het antwoord is: jazeker, het zijn ook gewoon facturen waarvan de factuurnummering doorloopt met de ‘normale’ factuur. Kopieën van creditnota’s moeten ook ten minste zeven jaar worden bewaard in de administratie van je boekhouding. Dit is namelijk de wettelijke bewaartermijn voor de boekhouding. Ze kunnen ook digitaal worden opgeslagen.

Creditnota voorbeeld

Hieronder een voorbeeld van een creditnota die laat zien hoe ze eruit kunnen zien.

Wanneer verstuur je een creditfactuur?

Iedereen maakt zo nu en dan fouten en dit is ook in het facturatieproces geen uitzondering. Creditfacturen zijn dan noodzakelijk als door jou bij de klant een te hoog of een verkeerd bedrag is gefactureerd.

Er zijn verschillende gevallen te bedenken waarin je een creditnota kunt versturen, namelijk:

• wanneer je een fout hebt gemaakt op de originele factuur;
• wanneer je jouw klant achteraf een extra korting wilt aanbieden, bijvoorbeeld wegens vervroegde betaling;
• als jou jouw klant een gedeelte van zijn bestelling terug heeft gestuurd;
• wanneer je voor een verleende dienst per ongeluk te veel uren hebt gerekend;
• vaak ook gebruikt in de affiliatie marketing en je hiervoor een vergoeding ontvangt.

Wat is de inhoud van een creditnota?

Creditfacturen zijn ook financiële (juridische) documenten, niet anders dan een normale factuur. Ze hebben dezelfde factuurvoorwaarden en opmaak als een gewone factuur, met als enig verschil dat het saldo negatief is of het totaalbedrag te ontvangen is. Het enige verschil creditnota en factuur is dus het negatieve factuurbedrag.

Om een creditfactuur te maken, maak je een nieuwe factuur aan. Deze moet aan dezelfde eisen voldoen als een normale factuur. Zo moeten bijvoorbeeld de naw-gegevens van jouw bedrijf, het Kamer van Koophandel-nummer en jouw btw-nummer op de factuur staan. En net als bij een gewone factuur maak je gebruik van opeenvolgende, unieke factuurnummers. Ze volgen de ‘normale’ factuur gewoon op in de factuurnummering. Voor de duidelijkheid kun je het woord ‘factuur’ overigens vervangen door het woord ‘creditfactuur’, maar dit is niet verplicht om te doen.

Creditnota’s maken, handmatig aanpassen en boeken voor de omzet en btw kan behoorlijk omslachtig zijn. Zeker als je nog factureer in Word of Excel. Dit kan namelijk leiden tot boekhoudfouten en meer kosten voor je bedrijf. Daarom kiezen de meeste zzp’ers tegenwoordig voor een online administratiepakket om hun boekhouding te automatiseren. Hiermee zijn er twee manieren mogelijk om een ​​creditnota aan te maken: een creditfactuur vanaf nul aanmaken en een creditfactuur aanmaken op basis van een bestaande factuur die moet worden gecorrigeerd. Dit bespaart je tijd en vermindert fouten. Upgrade dus naar betere boekhoudprestaties!

TIP VOOR SLIMME ZZP’ERS!
Je kunt eenvoudig en snel een factuur of creditnota maken met behulp van online boekhoudsoftware.

Moet je een creditnota maken bij een niet-betalende klant?

Een veelgemaakte fout door zzp’ers is dat zij een creditnota versturen wanneer een klant niet betaalt of dreigt niet te betalen. In dit geval verstuur je géén creditnota, maar wil je natuurlijk wel de btw terugvorderen die je al hebt afgedragen. Deze btw kun je helaas niet via de reguliere btw-aangifte terugvragen. Je moet hier een apart verzoek voor indienen bij de Belastingdienst. De niet betaalde factuur boek je vervolgens als een oninbare vordering af in jouw boekhouding.

Wat is de Engelse vertaling?

Een factuur in het Engels crediteren? Dit is in het Engels vertaald een Credit Note. Hier kun je verschillende voorbeelden van een Engelse Credit Note bekijken. Ook voorbeelden hoe het hierbij zit met de btw-verlegd zoals dat voor de buitenlandse facturatie geldt. Deze voorbeelden zijn ook in Word en PDF gemaakt.

Tot slot

Door te begrijpen hoe creditnota’s werken en hoe je ze effectief kunt gebruiken, kun je ervoor zorgen dat je bedrijf een nauwkeurige financiële administratie bijhoudt en een uitstekende klantenservice biedt. Deze helpen om je financiële gezondheid op lange termijn te beschermen en je klanten tevreden te houden.

Creditnota’s zijn slechts een onderdeel van het factureringsproces. Bekijk mijn complete gids voor meer informatie en tips over facturering. Want het is voor iedere ondernemer van belang om de basisprincipes van de facturatie te kennen.