Salarisadministratie

Wat is een salarisadministratie?

Salarisadministratie, ook wel loonadministratie genoemd, is een essentieel onderdeel van het personeelsbeheer binnen een bedrijf. Het omvat alle processen die nodig zijn om de salarissen van werknemers correct en tijdig te berekenen en uit te betalen. Dit omvat niet alleen het berekenen van het bruto- en nettoloon, maar ook het bijhouden van vakantiedagen, ziekteverzuim en andere relevante gegevens zoals pensioen.

Een goede salarisadministratie zorgt ervoor dat personeel zich kan concentreren op hun werkzaamheden zonder zich zorgen te maken over administratieve fouten of vertragingen in de salarisbetaling. Daarnaast is het belangrijk voor de naleving van fiscale wet- en regelgeving, aangezien werkgevers verantwoordelijk zijn voor het correct afdragen van belastingen en premies.

Het kan een hele opgave zijn om een salarisadministratie te voeren. Daarom kiezen veel bedrijven ervoor om gebruik te maken van gespecialiseerde software of externe diensten voor salarisadministratie uitbesteden administratiekantoor, zodat deze taken efficiënt en volgens de wet- en regelgeving worden uitgevoerd. Een goed georganiseerde loonadministratie draagt bij aan een positieve werkplek waar personeel zich gewaardeerd voelt, wat extra inzet kan opleveren.

Wat valt er onder salarisadministratie?

Een salarisadministratie bestaat uit meerdere onderdelen, omdat het veel meer is dan alleen ‘salaris uitbetalen’. Hieronder de belangrijkste onderdelen waar een goede salarisadministratie uit bestaat:

1. Loonberekening: Het berekenen van het brutoloon, het inhouden van loonbelasting, premies voor sociale verzekeringen en pensioenbijdragen.
2. Arbeidsvoorwaarden: Zaken zoals vakantiegeld, overuren, pensioen, bonussen en andere vergoedingen.
3. Belastingen en afdrachten: Als bedrijf moet je loonheffingen en premies afdragen aan de Belastingdienst.
4. Uren: Gewerkte uren, overuren, verlof, vakantiedagen en ziektedagen bijhouden.
5. Loonstroken: Iedere maand of eens per 4 weken krijgen medewerkers een loonstrook met daarop de specificatie van hun salaris.
6. Jaaropgaven: Aan het begin van het nieuwe jaar ontvangen werknemers een overzicht van hun loon en de betaalde belastingen (voor hun belastingaangifte).

Bij de salarisadministratie hoort voorts ook dat je:

1. Een arbeidscontract hebt en alles goed vastlegt in een personeelsdossier.
2. Afhankelijk van je branche kan er een cao gelden. In dat geval moet je de daarin afgesproken salarissen, toeslagen en verlofregelingen volgen en dat ook in je administratie verwerken.
3. Je loonadministratie moet je minimaal 7 jaar bewaren (fiscale bewaarplicht). De fiscus kan langskomen voor controles, dus het moet kloppen, anders kunnen er boetes volgen.

Het zelf beheren van de gewone zzp administratie kan al een opgave zijn, denk bijvoorbeeld aan de facturatie, btw-aangifte, offertes enz. Ben je hierin handig en zou je de loonadministratie in eigen beheer willen houden door het gewoon zelf te doen? Dat kan natuurlijk ook. Maar voor de meeste ondernemers geldt: uitbesteden is de veiligste en meest relaxte keuze.

Kijk hoe je zelf de loonadministratie kunt doen

Tip: Eerst flexibele hulp inschakelen?

Veel eenmanszaken die groeien kiezen er eerst voor om met collega zzp’ers of uitzendkrachten te werken, voordat ze iemand vast aannemen. Dat geeft wat meer flexibiliteit als je omzet nog wisselt. Zodra je echt structureel werk hebt voor iemand, wordt vast personeel interessant.

Hoe werkt het als je als zzp’er personeel wilt aannemen omdat je bedrijf (eenmanszaak) groeit?

Als je als zzp’er groeit en personeel wilt aannemen, komt er zoals gezegd best wat bij kijken. Hier een overzicht van hoe dat werkt als je vanuit een eenmanszaak mensen in dienst wilt nemen:

Stap 1: Je wordt officieel werkgever

Als je personeel aanneemt, verander je van “alleenstaande zzp’er” naar werkgever. Dat betekent dat je moet voldoen aan allerlei regels uit het arbeidsrecht en dat je loonadministratie op orde moet zijn. De rol van de werkgever is dan ook cruciaal in het arbeidsproces, aangezien hij verantwoordelijk is voor het bieden van werkgelegenheid, het creëren van een werkomgeving waarin een werknemer kan gedijen en het op tijd betalen van salarissen.

In essentie vormt de relatie tussen werkgever en personeel de basis voor een succesvolle samenwerking, waarbij beide partijen profiteren van wederzijds respect en heldere communicatie.

Stap 2: Aanmelden bij instanties

Je moet je aanmelden bij:

Belastingdienst: Je krijgt dan een loonheffingennummer en wordt verantwoordelijk voor het afdragen van loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen (zoals WW en WIA) en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Pensioenfonds (soms): In sommige sectoren (zoals de bouw of horeca) ben je verplicht aangesloten bij een pensioenfonds.

Arbodienst: Je moet ook zorgen voor een goed ziekteverzuimbeleid, vaak via een arbodienst.

Stap 3: Arbeidsovereenkomst opstellen

Je stelt een contract op waarin de afspraken met je werknemer vast komen te liggen, zoals:

• Salaris (bruto)
• Aantal uren
• Soort contract (vast, tijdelijk, oproep, parttime, etc.)
• Vakantiedagen
• Reiskostenvergoeding (optioneel)

Stap 4: Salarisadministratie regelen

Nu begint het echte werk: elke maand verwerk je het salaris van je werknemer(s). Dat betekent:

• Bruto salaris berekenen
• Loonbelasting, premies en andere inhoudingen verwerken
• Loonstroken maken
• Nettoloon op tijd uitbetalen aan de werknemer
• Loonheffingen op tijd afdragen aan de Belastingdienst

Tip: Omdat het gewoon een heel complex onderdeel is, niet moeilijk doen en de loonadministratie uitbesteden aan een specialist, zoals een boekhouder of salarisadministrateur.

Stap 5: Voldoen aan werkgeversplichten

Als werkgever heb je ook plichten zoals:

• Je houden aan de Arbeidstijdenwet en minimumloon.
• Zorgen voor een veilige en gezonde werkplek (Arbowet).
• Ziekteverzuim goed begeleiden.
• Op tijd jaaropgaven maken voor je werknemer.

Tot slot: Wat kost eigenlijk een werknemer aan salaris?

Laten we een voorbeeldberekening maken. Stel: je wilt iemand aannemen voor 32 uur per week tegen een bruto salaris van €2.500 per maand.

Kostenpost	Bedrag
Bruto salaris	€2.500
Vakantiegeld (8%)	€200
Premies sociale verzekeringen (ca. 20% – 25%)	± €625
Pensioenpremie (optioneel, afhankelijk van sector)	± €100
Arbodienst + verzuimverzekering	± €50 – €100 per maand
Totale maandkosten	€3.500 tot €3.600

Vuistregel bruto salaris werknemer berekenen: Bruto salaris x 1,4 tot 1,5 = totale loonkosten. Dit is dus nog zonder eventuele extra’s van bonussen zoals een auto, telefoon of laptop van de zaak.

Overweeg je om je eerste werknemer aan te nemen? Nu weet je een beetje wat er bij deze volgende stap in jouw carrière als ondernemer komt kijken. Ik wens jou hierbij veel succes!