Kosten zzp

29 februari 2024
Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Door Johan Ooms

Kosten waar je als zzp’er rekening mee moet houden

Zzp’er worden is steeds populairder aan het worden, iets wat ook zeer goed te begrijpen is want het is een enorm gevoel van vrijheid voor veel mensen. Niemand die op je vingers kijkt en de vrijheid om je tijd helemaal zelf in te vullen.

Toch brengt het zijn van zzp’er ook weer andere verantwoordelijkheden en kosten met zich mee dan wanneer je gewoon in loondienst bent. Welke kosten dat zijn en waar het goed is om rekening mee te houden? Hier zijn 10 van de belangrijkste zakelijke kostenposten om als (startende) zzp’er rekening mee te houden:

  1. Administratiekosten
  2. Belastingen
  3. Verzekeringen
  4. Bedrijfspand, inrichting en bedrijfskosten
  5. Pensioenkosten

Door deze onkosten in overweging te nemen en een goed financieel plan te maken, kun je als zzp’er financieel gezond blijven en succesvol zijn in je onderneming. Hieronder heb ik de genoemde kostenposten voor je verder uitgewerkt.

1. Administratiekosten

Administratiekosten zzp

Het bijhouden van goede administratie is essentieel voor het succes van je bedrijf als zzp’er. Het kan je helpen om inzicht te krijgen in je financiële situatie, belastingverplichtingen na te leven en financiële beslissingen te nemen die gunstig zijn voor je bedrijf.

  1. Boekhoudsoftware: Als zzp’er moet je je financiën bijhouden en rapporteren aan de belastingdienst. Boekhoudsoftware kan je helpen bij het organiseren van je inkomsten en uitgaven, het maken en bijhouden van facturen en het genereren van financiële rapporten. Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s (TOP 5) beschikbaar, zowel gratis als betaald, afhankelijk van je behoeften en voorkeuren.
  2. Boekhouder of accountant: Veel zzp’ers kiezen ervoor om een professionele boekhouder of accountant in te huren om hen te helpen met hun financiën. Een boekhouder kan je helpen met belastingaangiften, adviseren over belastingvoordelen waar je mogelijk recht op hebt, en algemene financiële strategieën om je bedrijf te laten groeien. De kosten voor het inhuren van een boekhouder (tarieven) kunnen variëren afhankelijk van de complexiteit van je financiën en de hoeveelheid werk die nodig is.
  3. Overige administratieve kosten: Naast bovenstaande uitgaven kunnen er nog andere administratieve uitgaven zijn, zoals het registreren van je bedrijf bij de Kamer van Koophandel, het opstellen van contracten en overeenkomsten, en het bijhouden van zakelijke correspondentie.

Mijn beste tip?

Het moet, dus een onmisbare tool gebruiken, voor zowel starters als alle zzp'ers:
e-Boekhouden.nl voor zzp boekhouding
Beste totaalpakket
€0.00/ mnd
  • Mijn review: 4.9 / 5
Rompslomp voor zzp boekhouding
Beste voor de facturatie
€7.50/ mnd
  • Mijn review: 4.7 / 5
Moneybird voor zzp boekhouding
Beste gebruikerservaring
€0.00/ mnd
  • Mijn review: 4.8 / 5

2. Belastingen

Als zzp’er zijn er verschillende belastingen waarmee je rekening moet houden. Hier zijn de belangrijkste:

  1. Inkomstenbelasting: Als zzp’er ben je verplicht om inkomstenbelasting te betalen over je winst. Je winst wordt berekend door je inkomsten te verminderen met de zakelijke kosten die je hebt gemaakt. Dit betekent dat je belasting betaalt over het bedrag dat overblijft na aftrek van je zakelijke kosten. Dit doe je met de aangifte inkomstenbelasting.
  2. Omzetbelasting (BTW): Als zzp’er ben je mogelijk ook verplicht om BTW te berekenen en te innen over je geleverde producten of diensten. Dit geld moet je vervolgens afdragen aan de belastingdienst. Het tarief van de BTW kan variëren afhankelijk van het soort producten of diensten dat je levert.

Als zzp’er ben je zelf verantwoordelijk voor het betalen van inkomstenbelasting en mogelijk ook BTW (omzetbelasting). Houd rekening met deze belastingverplichtingen en zorg ervoor dat je voldoet aan de fiscale wetgeving.

3. Verzekeringen

Er zijn altijd een paar onzekere dingen in het leven, één daarvan is je gezondheid. Je kan nog zo gezond en goed leven, maar wanneer je gezondheid het laat afweten zul je toch andere keuzes moeten maken. Helaas heeft niemand de garantie dat hij of zij altijd gezond blijft. Ook jij niet!

Zorg voor arbeidsongeschiktheid

De vrijheid om te kunnen ondernemen is echter wel goud waard. Deze vrijheid is in loondienst vaak wel gegarandeerd maar dat is als zzp’er zeker niet het geval. Het is dan ook goed om te investeren in een AOV verzekering of andere oplossing- voor het geval je arbeidsongeschikt raakt als ondernemer. Al is het voor een korte periode, je zal zien dat de stress al snel toeslaat wanneer je hier niet aan gedacht hebt.

4. Bedrijfspand, inrichting en bedrijfskosten

Een bedrijfspand, inrichting en bedrijfskosten kunnen aanzienlijk variëren afhankelijk van het type zzp-bedrijf dat je runt en de aard van je activiteiten. Hier zijn enkele veelvoorkomende posten waar je als zzp’er rekening mee moet houden:

  1. Bedrijfsruimte: Als zzp’er heb je mogelijk een kantoorruimte of werkplaats nodig om je werk te doen. Dit kan variëren van een thuiskantoor tot het huren van een externe bedrijfsruimte. De investeringen hiervoor zijn afhankelijk van factoren zoals locatie, grootte en voorzieningen.
  2. Kantoor- en werkplaats benodigdheden: Dit omvat alle benodigdheden die je nodig hebt om je werk te doen. Denk hierbij aan computers, printers, telefoons, software, meubilair, kantoorartikelen, gereedschappen, machines en andere hulpmiddelen. Deze investeringen kunnen eenmalig zijn bij de start van je bedrijf, maar ook terugkerende kosten om je kantoor operationeel te houden.
  3. Communicatiekosten: Hieronder vallen kosten voor internet, telefoonlijnen, mobiele telefoons en eventuele andere communicatiemiddelen die je nodig hebt om in contact te blijven met klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten.
  4. Marketing- en reclamekosten: Om je bedrijf te laten groeien en klanten aan te trekken, moet je mogelijk investeren in marketing- en reclameactiviteiten, zoals het maken van een website, drukwerk, online advertenties, sociale media marketing en andere promotiemiddelen.
  5. Reiskosten: Als zzp’er moet je mogelijk reizen voor zakelijke doeleinden, zoals naar klanten, vergaderingen of evenementen. Reiskosten kunnen bestaan uit brandstof, openbaar vervoer, parkeerkosten en eventuele overnachtingskosten.
  6. Autokosten: Als je een auto of bedrijfsbus gebruikt voor zakelijke doeleinden, moet je rekening houden met kosten zoals brandstof, onderhoud, verzekering en afschrijving.
  7. Opleiding en training: Om je vaardigheden up-to-date te houden en concurrentievoordeel te behouden, is het belangrijk om te investeren in opleidingen en trainingen.

Goed online 

Als zzp’er zul je waarschijnlijk je werkuren wel een beetje aan moeten passen, je zult in ieder geval vooral een stuk flexibeler moeten zijn. Geen dagen meer van 9 tot 5, maar ook ’s avonds een klant aan de lijn. Daarom is het goed dat je een bundel op je smartphone hebt wat dekkend is en waar je altijd bereikbaar mee bent en goed online.

Een zakelijk telefoon abonnement is dan ook in de meeste gevallen een must. Geen onverwacht hoge uitgaven omdat je over je bundel heen bent gegaan en ook nog eens af te trekken van de belasting doordat het een zakelijk abonnement is. Dus investeer hier ruim in, je zal jezelf dankbaar zijn.

5. Pensioen: goed voor later 

Ook voor je pensioen moet je zelf zorgen als ondernemer en zzp’er met eenmanszaak, begin hier niet aan te denken wanneer de 60 in de buurt komt maar start hier vroegtijdig mee. Je kan echter wel flexibel en creatief denken, het extra aflossen op de hypotheek van je huis is ook al een vorm van pensioenopbouw.

Kortom; het zijn van ondernemer is zeer aan te raden. Zeker als zzp’er heb je zo ultieme vrijheid en de mogelijkheid om je eigen leven en werk vorm te geven. Houd er wel rekening mee dat er bij die leuke uurtarieven die je kunt rekenen, ook extra verantwoordelijkheden en kosten komen kijken. Kosten die je wellicht niet altijd direct scherp hebt, maar zorg ervoor dat ze niet pas bij jou onder de aandacht komen wanneer het eigenlijk al te laat is.

Goed om te weten: Als zelfstandige is er geen gegarandeerd maandelijks inkomen. Het is daarom verstandig om ook geld opzij te zetten voor mindere tijden of onvoorziene uitgaven.

Maar laat deze kosten er in ieder geval nooit voor zorgen dat je niet start als nieuwe ondernemer, want dat is altijd een goed idee!

Zijn zakelijke kosten aftrekbaar en hoe werkt dat?

Zakelijke kosten die direct verband houden met je bedrijfsactiviteiten zijn over het algemeen aftrekbaar voor zelfstandige ondernemers (zzp’ers) en bedrijven. Het is belangrijk om te begrijpen hoe dit werkt om optimaal gebruik te maken van belastingvoordelen en de financiële gezondheid van jouw bedrijf te waarborgen.

Als zzp’er kun je zakelijke kosten aftrekken van de winst die je maakt, waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Het is hierbij essentieel om een goede administratie bij te houden en alle bonnetjes en facturen zorgvuldig te bewaren. Zo kun je bij de belastingaangifte aantonen welke uitgaven en investeringen zakelijk zijn en dus aftrekbaar.

Laten we een voorbeeld noemen: Als je een aparte werkplaats wilt gaan huren of kopen waar je je bedrijfsactiviteiten uitvoert, zijn de investeringen hiervoor aftrekbaar. Dit omvat huur, hypotheekrente (als je een eigen werkplaats gaat kopen), nutsvoorzieningen, onderhoudskosten, en andere operationele uitgaven die direct verband houden met het gebruik van de werkplaats voor je bedrijfsactiviteiten.

Investeringen in gereedschappen, machines en andere werkuitrusting die je gebruikt voor je bedrijf zijn ook aftrekbaar. Dit omvat de aanschafprijs van gereedschappen, evenals uitgaven voor reparaties, onderhoud en eventuele leasekosten.

Door zakelijke kosten correct af te trekken, kun je als zzp’er je belastingdruk verlagen en je netto-inkomen verhogen

Het is belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen zakelijke en privégebruik. Als je gereedschappen of een werkplaats deels voor persoonlijk gebruik worden gebruikt, moet je alleen het zakelijke deel van de kosten aftrekken. Dit vereist vaak een redelijke schatting van het zakelijke gebruik van deze middelen.

Het is altijd verstandig om advies in te winnen bij een belastingadviseur of boekhouder om ervoor te zorgen dat je geen fiscale voordelen misloopt en dat jouw zakelijke uitgaven op de juiste manier worden afgetrokken. Zo kun je als ondernemer optimaal profiteren van de mogelijkheden die er zijn op het gebied van belastingaftrek voor zakelijke kosten.

Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Johan Ooms

“ik ben zelf alweer enige jaren enthousiast zzp’er en heb ZZPcentrum opgericht om mijn administratieve kennis met tips, tools, checklists en voorbeelden over allerlei aspecten van het zelfstandig ondernemen met u te delen”

Mijn beste tip? Zet zo eenvoudig jouw basisadministratie op

Beste online boekhoudprogramma voor zzp [voorbeeld]

Met e-Boekhouden.nl kan je GRATIS boekhouden!

Gebruik als zzp’er direct vanaf de start een onmisbaar administratiepakket:

  • factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Administratie, het moet… Weet je niet hoe en waar je moet beginnen? Vraag dan gratis op wat een boekhouder kost om jou (op weg) te helpen.

Gerelateerde tips

Zakelijke dienstverlening

Zakelijke dienstverlening

Hoe ga je starten als zzp in de zakelijke dienstverlening? De bedrijfstak zakelijke dienstverlening is een belangrijke spil geworden in de Nederlandse economie. Dat komt door zijn omvang, zijn dynamiek en zijn rol bij productiviteitsverbetering van klantbedrijven. De...

Lees meer
Vertaler worden

Vertaler worden

Naar een hoger niveau met de beste opleidingen voor vertalers In Nederland zijn er meer dan 600.000 vertalers actief. Maar hoe word je vertaler, welke opleidingen zijn er in Nederland te volgen en waarom zou je beëdigd vertaler worden? Vertaler is in Nederland een...

Lees meer
Download factuur voorbeeld

Gratis factuur downloads