Offerte in e-mail

Hoe ga je een offerte in e-mailbericht opstellen?

Meestal wordt een offerte als bijlage aan een e-mailbericht toegevoegd zodat je de prijsopgave vooraf mooi kunt opmaken en als Pdf-bestand naar je potentiële klant kunt sturen. Maar een offerte kan ook direct in een e-mailbericht zelf worden opgesteld en aangeboden aan de klant. De vraag is dan: Hoe ga je een offerte in een e-mailbericht opstellen? In dit artikel heb ik wat tips en een mail met voorbeeldtekst gemaakt om je hiermee op weg te helpen.

Mijn beste tip?

Een onmisbare tool gebruiken, voor zowel starters als alle zzp'ers:

Een offerte kan op verschillende manieren gratis worden gemaakt en uitgereikt:

1. in de mail zelf opgesteld;
2. per mail als Pdf-bestand, gemaakt in Word of offertemodule in een boekhoudprogramma;
3. mondeling;
4. op schrift.

Een aangeboden offerte is wel altijd vrijblijvend om de potentiële klant te informeren, daar is geen vormvereiste voor. Een antwoord met een akkoord op een aanbod is echter al voldoende voor een bindende overeenkomst.

Voorbeelden van e-mail offerte

Jouw offerte in een mail voorbereiden? Let wel op dat als je een mooie ‘huisstijl’offerte in een gewone mail wilt opmaken, dat deze gedeeltelijk of zelfs helemaal anders bij de ontvanger kan komen uit te zien. De oorzaak hiervan kan zijn dat de ontvanger van de mail een ander e-mailprogramma gebruikt of zijn e-mail instellingen anders heeft ingesteld. Beter is dan om hem als pdf-document te versturen. Hiermee blijft alle opmaak behouden.

Voorbeelden van een aanbod die in een e-mail is getypt en opgemaakt, kunnen er zo komen uit te zien:

Voorbeeld van offerte mail met lay-out in de ‘stijl van het huis’

Voorbeeld van e-mail offerte met eenvoudige opzet

Offerte per mail voorbeeld ter inspiratie

– – – – –

Van: naam@mijnbedrijf.nl
Aan: voorbeeldtekstofferte@klant.nl
Cc:
Onderwerp: Voorbeeldtekst voor opdrachtbevestiging via mail

Geachte heer (of mevrouw?) [NAAM KLANT]

Hartelijk dank voor uw offerte aanvraag. Het doet het ons genoegen u de volgende offerte aan te mogen bieden voor het leveren van:

• [Hier een beschrijving van de werkzaamheden of te leveren product en eventueel afbeeldingen ter verduidelijking]
• [Hier bij dienstverlening een planning van de werkzaamheden, met daarin aangegeven onder welke voorwaarden de planning gehaald wordt, bijvoorbeeld tijdige opdrachtverlening]

Dit bied ik u aan voor een totaalprijs (inclusief btw) van:

• [EUR XXX,XX]

Ik ben benieuwd naar uw reactie. Heeft u nog vragen? Mail of belt u mij dan gerust. U kunt mij bereiken op […].

Met vriendelijke groet,

[JOUW NAAM]
[JOUW ZAKELIJKE E-MAIL HANDTEKENING]

Op deze offerte zijn de algemene voorwaarden van [Mijn Bedrijf] van toepassing welke u kunt vinden op onze website [www.mijnwebsite.nl/algemene-leverings-voorwaarden] en is tot vier weken na verzenddatum geldig.

– – – – –

Bedanken met opdrachtbevestiging na akkoord

Als het aanbod opdracht is geworden, dan is het wel zo netjes om de klant te bedanken. Spreek jouw waardering uit voor de opdracht en het vertrouwen en bevestig dit in een opdrachtbevestiging. Dit kan telefonisch of per e-mail.