Offerte maken

15 september 2021
Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Johan Ooms

Hoe maak je een goede offerte?

Als zzp’er een offerte maken? Volgens het woordenboek is een offerte ‘een voorstel tot het aangaan van een overeenkomst, dat zijn kracht verliest door tijdsverloop of herroeping’. Zeker bij grote of langdurige opdrachten is het belangrijk dat u zo’n voorstel maakt. Door een offerte te maken en deze te laten ondertekenen, zijn alle afspraken over de opdracht voor zowel u als uw klant duidelijk. Maar hoe maakt u als zzp’er een goede prijsopgave die een opdracht gaat worden? In dit artikel leg ik u stapsgewijs uit waar een goede offerte aan moet voldoen.

Mijn beste tip voor starters en alle zzp'ers?

 

Een offerte is een omschrijving van de diensten die u aanbiedt. U vermeldt in deze prijsopgave precies welke handelingen u wilt gaan verrichten voor welke bedrag. Het is belangrijk dat u helder met de klant communiceert wat u gaat doen en voor welk bedrag dat is.

Het kan voorkomen dat een opdrachtgever u om een prijsopgave vraagt terwijl voor de opdrachtgever al vaststaat dat u de opdracht niet krijgt. Een andere keer zal een concurrent een betere prijsopgave uitbrengen en de opdracht krijgen. Wees niet te snel ontmoedigd als anderen er met de opdrachten vandoor gaan. Het kan best zijn dat slechts een op de zes offertes tot een opdracht leidt.

Welke gegevens moet u in een offerte zetten?

Anders dan bij een factuur zijn er geen (wettelijke) voorschriften waar een offerte aan moet voldoen. Toch bestaat iedere prijsopgave uit een aantal vaste onderdelen. En onthoud daarbij: hoe concreter u bent in uw prijsopgave, des te kleiner het risico dat er tijdens de opdracht discussie ontstaat over gemaakte afspraken of dat u later te maken krijgt met incomplete of achterstallige betalingen. Een goede prijsopgave is dan ook niet compleet zonder:

  • uw bedrijfsgegevens;
  • de gegevens van de prospect;
  • de datum waarop u de prijsopgave verstuurt;
  • een offertenummer;
  • een samenvatting van de gevraagde werkzaamheden;
  • uw uurtarief of de totale prijs voor de opdracht (met daarbij duidelijk vermeld of dit inclusief of exclusief btw is);
  • de geldigheidsduur van de offerte;
  • optioneel: een planning.

Transparantie in de prijsopgave is erg belangrijk, ook vanwege continuïteit (als de totaalprijs immers veel hoger uitvalt en dit was niet goed gecommuniceerd in de offerte, dan kunt u een vervolgopdracht van deze klant wel op uw buik schrijven). Indien u de offerte via email gaat versturen, zorg dan voor een goed opgesteld begeleidend schrijven in uw bericht.

Algemene voorwaarden in de offerte opnemen

Verder is het verplicht om uw algemene voorwaarden in de prijsopgave op te nemen. Zo weet de prospect (aanvrager) waar hij aan toe is en voorkomt u eventuele conflicten over bijvoorbeeld de betalingstermijn van uw facturen of aansprakelijkheid.

De prijsopgave personaliseren

Let op dat een offerte veel meer is dan een prijsopgave. Boven alles moet uw offerte duidelijk maken dat u de vraag van de prospect begrijpt en dat uw dienst of product het juiste antwoord op zijn of haar vraag is. Daarom is een goede offerte ook altijd persoonlijk. Omschrijf als het even kan de situatie van de prospect en de voordelen die het oplevert als hij of zij voor uw dienst of product kiest. Dit kan bijvoorbeeld in de inleiding of in het begeleidend schrijven. Ook is het goed om in deze tekst te refereren aan eerdere (telefoon)gesprekken of e-mails.

Tips om uw prijsopgave te personaliseren

  1. Noteer tijdens een gesprek met de prospect quotes van de prospect. U kunt ook quotes uit een e-mail overnemen. Zijn of haar exacte woorden zijn essentieel voor herkenning.
  2. Selecteer tijdens het maken van uw offerte de belangrijkste quotes en gebruik deze letterlijk in de tekst. Hiermee laat je zien dat de vragen van de prospect naadloos aansluiten op uw aanbod. Dit maakt uw prijsopgave extra overtuigend.

Voorbeeld van een offerte

Voordat u begint aan een opdracht van de klant wordt vaak eerst een offerte gemaakt. Zie hier een voorbeeld offerte in Word, inclusief een voorbeeld offerte brief en een voorbeeld van een offerte aanvraag.

Tools om offertes mee te maken

Voorbeeld van een offerte-sjabloon in Word

Nu u weet waar een goede prijsopgave aan moet voldoen, is het ook handig om te weten hoe u deze gemakkelijk kunt maken. Oftewel: welke tools u voor het maken van uw offertes kunt gebruiken. Uiteraard kunt u voor Word kiezen en hiermee gratis uw offerte mee opstellen. Maar er zijn ook verschillende online offerteprogramma’s te vinden en kunt u in veel boekhoudprogramma’s ook gelijk offertes maken die u bij, of na opdracht direct kunt omzetten in een factuur, heel handig en hiermee bespaart u een hoop tijd, dus geld. Aan u de keuze wat u makkelijk vindt!

Johan Ooms, expert op het gebied van zzp-ondernemers

Johan Ooms

” ik ben zelf alweer een aantal jaren enthousiast zzp’er en heb ZZPcentrum opgericht om mijn administratieve kennis met informatie, tips, downloads en voorbeelden over allerlei aspecten van het zelfstandig ondernemen met u te delen “

Mijn beste tip? Zet zo eenvoudig jouw offertetraject op

Voorbeeld offerteprogramma

Gratis offerte maken!

Start gelijk goed als zzp’er en maak gebruik van een administratiepakket:

  • offertes & factureren
  • urenregistratie
  • automatische btw-aangifte
  • koppeling bankrekening
  • gratis hulp en veel meer..

Is boekhouden echt niets voor jouw? Vraag dan vrijblijvend wat een boekhouder kost om jou op weg te helpen.

Gerelateerde tips

Offerte voorbeeld

Offerte voorbeeld

Maak als zzp'er slim gebruik van een offerte voorbeeld als basis Sleep als zzp'er meer opdrachten binnen met weinig moeite! Een goede offerte schrijven is niet moeilijk en u verhoogt uw kansen enorm. Offertes schrijven is niet het leukste werk, toch kunt u er niet...

Lees meer
Voorbeeldtekst begeleidend schrijven offerte

Voorbeeldtekst begeleidend schrijven offerte

Een persoonlijk begeleidend schrijven bij versturen offerte via e-mail U weet zeker dat u goede producten of diensten levert, u heeft een goede prijs bepaald én u heeft veel tijd en moeite gestoken in het opmaken van een professionele offerte. Nu is het tijd om de...

Lees meer
Download offerte voorbeeld

Gratis offerte downloads